الورديات
لنصف بإيجاز الورديات وأهميتها في نظام الموارد البشرية:
الورديات هي أنماط تنظيمية لساعات عمل الموظفين، وتكمن أهميتها في توزيع عبء العمل وضمان استمرارية الإنتاج أو تقديم الخدمة على مدار اليوم أو الأسبوع. تتيح إدارة الورديات المرونة في جدولة العمل، وتساعد في مراعاة احتياجات الموظفين المختلفة وتحقيق التوازن بين المصلحة التشغيلية وراحة أعضاء الفريق.
من خلال تخصيص الورديات بوضوح، يستطيع النظام حساب ساعات العمل، مراقبة التزام الموظفين، إدارة الاستثناءات والتأخيرات، وربط ذلك بكافة سياسات الحضور والغياب للشركة.
إدارة الورديات
إدارة الورديات هي الأداة الأساسية التي تحدد فيها الشركة أوقات العمل الرسمية للموظفين، سواء كان العمل بنظام الورديات أو بنظام الساعات الثابتة.
تعد الورديات حجر الأساس في ضبط حضور الموظفين واحتساب ساعات العمل الفعلية، حيث يعتمد النظام على بيانات الورديات لتحديد التأخر، الانصراف المبكر، ساعات العمل الإضافي، وجدول الحضور العام.
يستخدم النظام هذه الورديات لتحديد:
- وقت الحضور الرسمي
- وقت الانصراف الرسمي
- وقت التأخير
- وقت الانصراف المبكر
- الساعات الإضافية
- احتساب الساعات اليومية والشهرية
توفر صفحة الورديات واجهة متكاملة تشمل:
- لوحة إحصائيات سريعة
- جدول الورديات الحالي
- أدوات الفرز والبحث والتصفية
- نافذة إنشاء وردية جديدة
وفيما يلي شرح مفصّل لكل جزء.
أولًا: لوحة الإحصائيات العليا
تظهر في أعلى الصفحة ثلاثة مؤشرات رئيسية تلخّص حالة الورديات العامة:
1. التعيينات
يمثل عدد الموظفين الذين تم تعيينهم فعليًا في الورديات خلال الفترة الحالية. يساعد المدير على معرفة مدى كثافة التوظيف ومتابعة الفراغات في الجدول.
راقب هذا المؤشر بانتظام لتحديد الفترات التي تحتاج إلى موظفين إضافيين أو إعادة توزيع.
2. أنواع الورديات
يعرض عدد أنواع الورديات المعرَّفة داخل النظام، مثل:
- وردية صباحية
- وردية مسائية
- وردية ليلية
- وردية متقطعة
يسمح هذا المؤشر بتكوين صورة عامة عن تنوع أوقات العمل داخل المؤسسة.
3. الموظفون
إجمالي عدد الموظفين المسجلين في الورديات، مما يساعد على مراقبة التوزيع العام.
ثانيًا: جدول الورديات
يمثل هذا الجدول القلب التشغيلي للقسم، ويعرض جميع الورديات الحالية بطريقة منظمة.
الحقول المعروضة تشمل:
- نوع الوردية: صباحية – مسائية – ليلية – متقطعة
- الشهر – السنة: الفترة الزمنية التي تنطبق عليها الوردية
- تاريخ البداية
- تاريخ النهاية
- القسم: القسم المسؤول عن الوردية
- الموظفون: يعرض الموظفين المعينين لهذه الوردية، مع إمكانية وجود أكثر من موظف (يظهر رقم + أسماء مختصرة)
خصائص الجدول:
- إمكانية البحث عن وردية محددة
- إمكانية التصفية حسب الأقسام أو نوع الوردية
- إمكانية تصدير البيانات بصيغ مختلفة
- إمكانية التحكم في عدد الصفوف المعروضة
- إمكانية إظهار أو إخفاء الحقول
أهمية الجدول:
- يساعد المدير في مراجعة كل وردية بسرعة
- يمنح رؤية واضحة عن مدى التزام كل قسم بالجدول
- يضمن توزيع الموظفين بشكل سليم على الأوقات اليومية
يمكن تصدير بيانات الجدول بصيغ مختلفة (Excel, PDF) لاستخدامها في التقارير والتحليلات.
ثالثًا: إنشاء وردية جديدة
عند الضغط على زر "إنشاء وردية جديدة" يظهر نموذج تفصيلي مخصّص لإضافة وردية جديدة من الصفر، ويطلب النظام مجموعة من البيانات لضمان دقة الجدول.
محتوى النموذج
1. نوع الوردية
قائمة منسدلة تشمل الأنواع التي تم تعريفها مسبقًا في الإعدادات مثل:
- وردية صباحية
- وردية مسائية
- وردية ليلية
- وردية مرنة
اختيار نوع الوردية يساعد النظام على ربطها بإعدادات الوقت الخاصة بها والمتعلقة بالحضور.
2. وقت البدء
الوقت الذي تبدأ فيه الوردية. يُستخدم لاحقًا لحساب التأخر، الساعات الإضافية، والحضور الفعلي للموظف.
تأكد من تحديد وقت البدء بدقة لأنه الأساس في حساب التأخير والساعات الإضافية.
3. وقت الانتهاء
الوقت الذي تنتهي فيه الوردية. يرتبط بحساب ساعات العمل الرسمية.
يجب أن يكون وقت الانتهاء بعد وقت البدء، وإلا سيظهر خطأ في النظام.
4. تاريخ البداية
هذا هو تاريخ بداية فترة تطبيق الوردية. يمكن استخدامه لإضافة وردية يومية، أسبوعية، أو لفترة معينة.
يجب اختيار تاريخ بداية للوردية بشكل صحيح لأنه يتحكم في ظهورها في الجدول.
5. تاريخ النهاية
تاريخ انتهاء تطبيق الوردية. يسمح للنظام بمعرفة الفترة الزمنية المتوقعة للعمل على هذه الوردية.
6. الأقسام
يتيح تحديد القسم أو الأقسام التي سيتم تطبيق الوردية عليها. هذا يساعد على:
- تنظيم هيكل الدوام داخل المؤسسة
- التحكم في الموظفين التابعين لكل قسم
- سهولة التصفية والفرز لاحقًا
7. الحد الأقصى للموظفين
هو الحد الأعلى لعدد الموظفين الذين يمكن إضافتهم لهذه الوردية. هذه الميزة تمنع حدوث تكدس غير مقصود للموظفين في وردية واحدة.
الحد الأقصى يساعد في توزيع الموظفين بشكل متوازن على الورديات المختلفة وتجنب التكدس في وردية واحدة.
8. الموظفون (حقل إلزامي)
قائمة الموظفين المتاحين لتعيينهم في الوردية. يجب اختيار موظف واحد على الأقل، وإلا يظهر تنبيه: "يجب اختيار موظف واحد على الأقل"
هذا الحقل إلزامي ولا يمكن إنشاء وردية بدون تعيين موظف واحد على الأقل. تأكد من اختيار الموظفين المناسبين للوردية.
9. زر الإضافة
بعد تعبئة الحقول المطلوبة، يمكن الضغط على "إضافة" لإكمال العملية، وإدراج الوردية الجديدة في الجدول.
10. زر الإلغاء
يمكن استخدامه للخروج من النافذة دون حفظ أي تغييرات.
رابعًا: استخدام الورديات في النظام
بعد إنشاء الوردية، يقوم النظام تلقائيًا بالمهام التالية:
- ربط الموظفين بوردية العمل الخاصة بهم: للتحكم في احتساب ساعات الحضور بدقة.
- ضبط حساب ساعات العمل اليومية: الوقت الرسمي، الوقت الإضافي، التأخر، الانصراف المبكر.
- تحديث سجل الحضور: عند تسجيل دخول الموظف أو خروجه.
- تنشيط التنبيهات والإشعارات: إذا تأخر الموظف أو تجاوز فترة الوردية.
- تحسين توزيع الموظفين على الورديات: لتجنب التكدس أو نقص الموظفين.
جميع العمليات تحدث تلقائيًا بمجرد إنشاء الوردية، مما يضمن دقة الحسابات وتقليل الأخطاء اليدوية.
خامسًا: أهمية إدارة الورديات في المؤسسة
إدارة الورديات ليست مجرد جدول يومي، بل هي أداة استراتيجية تساعد على:
- تنظيم سير العمل داخل الأقسام
- تحقيق العدالة في توزيع ساعات العمل
- تقليل التأخير والمخالفات
- دعم الإدارة في التخطيط الأسبوعي والشهري
- تحسين الإنتاجية وضمان تواجد عدد كافٍ من الموظفين لكل فترة
- تسهيل الإدارة المالية عبر حساب الساعات الإضافية بدقة
سادسًا: الأخطاء والتنبيهات الشائعة
يوفّر النظام تنبيهات تساعد على إدخال البيانات بشكل صحيح:
- حقل الموظفين إلزامي
- يجب أن يكون وقت الانتهاء بعد وقت البدء
- لا يمكن أن يكون تاريخ النهاية أقدم من تاريخ البداية
- الحد الأقصى يجب ألا يقل عن عدد الموظفين المعينين
ملخص القسم
قسم الورديات هو أحد أهم أجزاء نظام الحضور والانصراف، ويمنح الإدارة قدرة كاملة على التحكم في تنظيم أوقات العمل، توزيع الموظفين، وضمان تشغيل المؤسسة بكفاءة عالية وفق جدول واضح ومرن.