الإجازات
الإجازات هي وحدة أساسية داخل نظام الموارد البشرية تختص بإدارة جميع أنواع الغياب المسموح به للموظفين بشكل منظم، سواء كانت إجازات مدفوعة، غير مدفوعة، مرضية، سنوية، أو أي نوع آخر تحدّده الشركة. تهدف هذه الوحدة إلى تنظيم الغياب، ضمان سير العمل، وتحقيق العدالة في توزيع الإجازات بين الموظفين وفق سياسات المؤسسة.
تسمح وحدة الإجازات لكل من الموظف والإدارة بإدارة الطلبات بشكل كامل:
- تقديم طلب إجازة
- مراجعة الرصيد المتاح
- اعتماد أو رفض الإجازات
- متابعة حالات الطلبات
- تطبيق سياسات الإجازات المحددة من قبل الشركة
وبالتالي، فهي تلعب دورًا مهمًا في إدارة الموارد البشرية وتنظيم الحضور والتشغيل.
ما الهدف من نظام الإجازات؟
يهدف النظام إلى:
- ضمان تنظيم غياب الموظفين: حتى لا يحدث نقص في القوى العاملة داخل الأقسام.
- توحيد آلية طلب الإجازات: بدلًا من الطرق اليدوية التي تسبب أخطاء أو نسيان.
- إدارة رصيد الإجازات بشكل دقيق: بحيث يعرف الموظف كم يوم متبقٍّ له من الإجازات السنوية أو المرضية.
- دعم اتخاذ القرار: من خلال عرض تنبيهات عن تعارض الإجازات بين الموظفين داخل نفس القسم.
- توفير سجل كامل لكل موظف: يشمل الإجازات السابقة، الموافقات، والرفض.
أنواع الإجازات داخل النظام
تختلف الإجازات حسب سياسة الشركة، ولكن النظام عادة يدعم الأنواع التالية:
1. الإجازة السنوية
إجازة مدفوعة تُمنح للموظف سنويًا حسب قانون العمل أو سياسة الشركة.
2. الإجازة المرضية
تُطلب عند وجود ظرف صحي، وقد تحتاج إلى تقرير أو مرفق طبي.
يُنصح بتقديم طلب الإجازة المرضية في أقرب وقت ممكن مع إرفاق التقرير الطبي لتسريع عملية الموافقة.
3. إجازة بدون راتب
يُخصم فيها الراتب عن الأيام التي تغيب فيها الموظف بدون رصيد متاح.
يتم خصم الراتب تلقائيًا عن أيام الإجازة بدون راتب، لذا تأكد من فهم سياسة الشركة قبل تقديم الطلب.
4. إجازة طارئة
تُستخدم في الحالات غير المتوقعة وقد تكون محدودة بعدد أيام معين.
5. إجازة الأمومة / الأبوة
حسب سياسة الشركة وقوانين العمل.
6. إجازة دراسية أو تدريبية
إذا كان الموظف ملتحقًا بدورة تتطلب أيام غياب.
7. إجازات مخصّصة أخرى
تستطيع الشركة إضافتها حسب الحاجة مثل:
- إجازة زواج
- إجازة وفاة
- إجازة حج أو عمرة
تتم إدارة كل الأنواع من خلال إعدادات النظام ويمكن ربطها بوظائف محددة.
كيف يعمل نظام الإجازات؟
1. يقوم الموظف بتقديم طلب إجازة
يشمل الطلب:
- نوع الإجازة
- تاريخ البداية
- تاريخ النهاية
- عدد الأيام
- سبب الإجازة
- مرفق إذا تطلّب نوع الإجازة ذلك
يُنصح بتقديم طلبات الإجازة مسبقًا (قبل أسبوع على الأقل) لتسهيل عملية الموافقة وتجنب التعارضات.
2. النظام يتحقق من رصيد الموظف
إذا كانت الإجازة بحاجة إلى رصيد، يتحقق النظام تلقائيًا من:
- عدد الأيام المتاحة
- سياسة التراكم أو الخصم
إذا لم يكن لدى الموظف رصيد كافٍ، يظهر تنبيه واضح يمنع تقديم الطلب أو يقترح استخدام إجازة بدون راتب.
3. المدير يستقبل الطلب ويقرر
يمكن للمدير:
- قبول الإجازة
- رفض الإجازة
- طلب تعديل التواريخ
- إضافة ملاحظات
4. النظام يحدّث الحضور تلقائيًا
إذا تمت الموافقة:
- لا يُسجَّل حضور في أيام الإجازة
- تُسجّل كإجازة في سجل الموظف
- يتم منع تضاربها مع ورديات أو مهام
جميع التحديثات تحدث تلقائيًا فور الموافقة، مما يضمن دقة السجلات وتقليل الأخطاء.
5. تأثير الإجازات على الرواتب
حسب سياسات الشركة:
- الإجازات المدفوعة → لا تؤثر
- الإجازات بدون راتب → تُخصم
- الإجازات المرضية → تُعامل حسب اللوائح
مكونات واجهة الإجازات في النظام
1. رصيد الإجازات
يعرض للموظف رصيد كل نوع من الإجازات:
- المتاح
- المستخدم
- المتبقي
الرصيد يُحدّث تلقائيًا عند الموافقة على طلب إجازة أو عند إضافة رصيد جديد من الإدارة.
2. صفحة تقديم الطلب
تحتوي على:
- نوع الإجازة
- تاريخ البداية
- تاريخ النهاية
- عدد الأيام المحتسبة تلقائيًا
- رفع مستند (اختياري)
- سبب الإجازة
النظام يحسب عدد الأيام تلقائيًا بناءً على التواريخ المحددة، مع استثناء أيام العطل الرسمية.
3. سجل الطلبات
يعرض:
- الإجازات السابقة
- الإجازات المعلقة
- الإجازات المقبولة
- الإجازات المرفوضة
يمكن تصفية السجل حسب النوع، الحالة، أو الفترة الزمنية لتسهيل البحث والمراجعة.
4. صفحة الإدارة
تُظهر:
- جميع الطلبات التي تحتاج إلى موافقة
- تعارض الإجازات داخل القسم
- تفاصيل كل طلب
- إمكانية اعتماد أو رفض الطلب
أمثلة بسيطة توضح الإجازات
مثال 1: إجازة سنوية
الموظف: أحمد
الرصيد: 15 يومًا
الطلب: من 10 يناير إلى 12 يناير
عدد الأيام: 3
الحالة: تمت الموافقة
الرصيد الجديد = 12 يومًا
في هذا المثال، الموظف لديه رصيد كافٍ (15 يومًا) وطلب 3 أيام فقط. النظام قام بخصم الأيام تلقائيًا من الرصيد بعد الموافقة.
مثال 2: إجازة مرضية تتطلب مستند
الموظف: منى
نوع الإجازة: مرضية
النظام يطلب مرفق تقرير طبي
تمت الموافقة بعد رفع المستند
بعض أنواع الإجازات المرضية تتطلب إرفاق تقرير طبي كشرط أساسي للموافقة. تأكد من رفع المستند قبل تقديم الطلب.
مثال 3: إجازة بدون راتب
إذا لم يتوفر رصيد:
الطلب → "إجازة بدون راتب" → يتم الخصم تلقائيًا من الراتب الشهري
الإجازة بدون راتب تؤثر مباشرة على الراتب الشهري. تأكد من مناقشة الأمر مع المدير قبل تقديم الطلب.
تعريف بسيط مختصر
الإجازات هي نظام يسمح للموظف بتقديم طلب غياب وفق أنواع محددة مثل الإجازة السنوية أو المرضية أو بدون راتب، ويقوم النظام بإدارة الرصيد والموافقة وتتبع جميع الإجازات بشكل دقيق.
إدارة الإجازات للمدير
تتيح وحدة إدارة الإجازات للمدير متابعة جميع طلبات الإجازات المقدّمة من الموظفين داخل القسم أو الشركة، مع القدرة على مراجعة البيانات واتخاذ القرار المناسب وفق سياسات الموارد البشرية. تُعد هذه الوحدة جزءًا أساسيًا لضمان سير العمل دون تعطّل، وموازنة عدد أيام الغياب بين الموظفين.
أولًا: دور المدير داخل إدارة الإجازات
يقوم المدير من خلال هذه الواجهة بـ:
- مراجعة طلبات الإجازات الجديدة
- التأكد من رصيد الموظف ونوع الإجازة
- التحقق من عدم وجود تعارض مع موظفين آخرين داخل القسم
- قبول أو رفض الطلب
- إضافة ملاحظات عند اتخاذ القرار
- الاطلاع على تاريخ الإجازات السابقة للموظف
- متابعة حالة كل طلب: (معلّق – مقبول – مرفوض)
ثانيًا: لوحة المدير في إدارة الإجازات
عند دخول المدير إلى صفحة الإجازات، يظهر له:
1. عدد الطلبات المعلّقة
تعرض الطلبات التي تنتظر قرار المدير، وهي الأكثر أهمية لأنها تحتاج إلى إجراء سريع.
الطلبات المعلقة تحتاج إلى مراجعة سريعة لضمان عدم تأخير الموظفين في خططهم الشخصية.
2. الطلبات المقبولة مسبقًا
للاطلاع على الإجازات التي تم اعتمادها مسبقًا.
3. الطلبات المرفوضة
مع عرض سبب الرفض لتحسين التواصل مع الموظفين.
4. جدول الإجازات القادمة
يوضّح الأيام التي سيغيب فيها الموظفون مستقبلًا، مما يساعد المدير في التخطيط وتنظيم مهام الفريق.
استخدم هذا الجدول للتخطيط المسبق وتوزيع المهام بشكل متوازن خلال فترات الغياب المتوقعة.
ثالثًا: تفاصيل طلب الإجازة
عند الضغط على أي طلب، تظهر جميع تفاصيله:
1. معلومات الطلب
- نوع الإجازة (مرضية، سنوية، زواج، حج… إلخ)
- تاريخ البداية
- تاريخ النهاية
- إجمالي عدد الأيام
- رصيد الموظف قبل وبعد الإجازة
- المرفقات (إن وجدت: تقرير طبي – مستند رسمي)
- سبب الإجازة المكتوب من الموظف
2. حالة الطلب
- معلق
- مقبول
- مرفوض
3. سجل الطلب
يعرض:
- وقت تقديم الطلب
- وقت آخر تحديث
- من قام بالمراجعة
سجل الطلب يساعد في تتبع تاريخ الطلب وضمان الشفافية في عملية الموافقة أو الرفض.
رابعًا: إجراءات المدير على الإجازة
يستطيع المدير اتخاذ أحد هذه الإجراءات:
1. قبول الإجازة
عند الموافقة، يقوم النظام بـ:
- حجز أيام الإجازة من رصيد الموظف
- تحديث جدول الحضور تلقائيًا
- منع تسجيل حضور في أيام الإجازة
- إرسال إشعار للموظف
- إضافة الطلب إلى سجله الوظيفي
قبل الموافقة، تأكد من عدم وجود تعارضات مع موظفين آخرين في نفس الفترة، خاصة في الأقسام الصغيرة.
2. رفض الإجازة
يحتاج المدير إلى كتابة سبب الرفض، مثل:
- عدم توفر رصيد كافٍ
- تعارض الإجازة مع موظفين آخرين
- ضغط العمل في نفس الفترة
- عدم وجود مرفق ضروري (مثل تقرير طبي)
بعد الرفض:
- يتم إشعار الموظف
- يظهر الطلب في قسم "الإجازات المرفوضة"
3. طلب تعديل على التواريخ
إذا كانت التواريخ غير مناسبة، يمكن للمدير:
- إرسال ملاحظة للموظف
- طلب تغيير تاريخ البداية أو النهاية
- تعليق الطلب حتى إجراء التعديل
بدلاً من الرفض المباشر، يمكن طلب تعديل التواريخ لتجنب تعارضات مع موظفين آخرين.
4. عرض سجل الموظف
للتأكد من:
- عدد الإجازات السابقة
- آخر إجازة تم أخذها
- معدل استخدام الإجازات
- التزام الموظف بسياسات الإجازات
مراجعة سجل الموظف تساعد في اتخاذ قرارات متوازنة وتحديد أنماط الاستخدام غير العادية.
خامسًا: التنبيهات التي يظهرها النظام للمدير
النظام يساعد المدير باتخاذ قرار دقيق من خلال تنبيهات ذكية، مثل:
1. تعارض الإجازات داخل القسم
"يوجد أكثر من موظف لديه إجازة في نفس الفترة."
عند وجود تعارض في الإجازات، يُنصح المدير بمراجعة الأولويات وطبيعة العمل في القسم قبل اتخاذ القرار.
2. لا يوجد رصيد كافٍ للموظف
"رصيد الإجازة غير كافٍ لإتمام الطلب."
يمكن للمدير إما رفض الطلب أو اقتراح تحويله إلى إجازة بدون راتب بعد موافقة الموظف.
3. الإجازة تحتاج إلى مرفق
مثال:
"يجب إرفاق تقرير طبي للموافقة على الإجازة المرضية."
النظام يتحقق تلقائيًا من وجود المرفقات المطلوبة حسب نوع الإجازة. تأكد من رفع جميع المستندات المطلوبة.
4. الإجازة تتجاوز السياسات المسموح بها
"لا يمكن تقديم إجازة طارئة لأكثر من يوم واحد."
سادسًا: تأثير الإجازات المعتمدة على النظام
عند اعتماد الإجازة:
تحديث جدول الحضور
لا يُسجّل حضور للموظف في أيام الإجازة.
إذا حاول الموظف تسجيل حضور في أيام الإجازة المعتمدة، سيظهر تنبيه بأنه في إجازة.
تحديث الرواتب
حسب نوع الإجازة:
- إجازة سنوية → مدفوعة
- إجازة طارئة → مدفوعة
- إجازة مرضية → حسب سياسة الشركة
- إجازة بدون راتب → خصم من الراتب
تأكد من فهم سياسة الشركة لكل نوع إجازة قبل الموافقة لتجنب أخطاء في حساب الرواتب.
تحديث الأداء الوظيفي
زيادة الغياب قد تؤثر على نسبة الالتزام.
الغياب المتكرر أو المفرط قد يؤثر على تقييم الأداء والترقيات. يُنصح بمراقبة أنماط الغياب بانتظام.
أمثلة عملية للمدير
مثال 1: موظف يطلب إجازة سنوية
الموظف: أحمد
الرصيد: 15 يومًا
الطلب: 3 أيام
الحالة: تمت الموافقة
الرصيد الجديد: 12 يومًا
هذا مثال على طلب إجازة ناجح حيث كان الرصيد كافٍ والموافقة سريعة. يُنصح الموظفون بتقديم الطلبات مسبقًا لتجنب التعارضات.
مثال 2: موظفة تقدمت بإجازة مرضية دون إرفاق تقرير طبي
النظام يعرض للمدير تنبيهًا:
"هذه الإجازة تتطلب مرفق"
→ المدير يرفض الطلب مع إضافة السبب.
في هذه الحالة، النظام منع الموافقة تلقائيًا بسبب عدم وجود المرفق المطلوب. يُنصح الموظف بإعادة تقديم الطلب مع المرفق.
مثال 3: موظفان في نفس القسم قدّما إجازة لنفس الأسبوع
النظام يعرض:
"تعارض في الإجازات داخل القسم"
→ المدير يراجع الأولوية ويقبل طلبًا واحدًا فقط.
النظام يكتشف تلقائيًا التعارضات ويساعد المدير في اتخاذ قرار متوازن. يُنصح الموظفون بالتنسيق مع زملائهم قبل تقديم الطلبات.
ملخص القسم
تتيح صفحة إدارة الإجازات للمدير مراجعة جميع طلبات الإجازات، التحقق من الرصيد والمرفقات، واعتماد أو رفض الطلب بناءً على سياسات الشركة، مع ظهور تنبيهات ذكية للتعارض أو نقص الرصيد.