إدارة الحضور
تُعد واجهة إدارة الحضور إحدى أهم الواجهات التشغيلية في النظام، حيث تتيح للموظفين والإدارة متابعة حركة الحضور اليومية بدقة، والتحقق من التزام الموظفين بمواعيد العمل، إضافة إلى حساب ساعات العمل والاستراحة والوقت الإضافي. تتكون الواجهة من مجموعة عناصر مصممة لتسهيل الوصول إلى البيانات واتخاذ القرارات بسرعة.
أولاً: عناصر الواجهة الأساسية
1. شريط العنوان
يعرض اسم الصفحة "الحضور" ويُحدد موقع المستخدم داخل النظام. قد يحتوي أيضًا على:
- زر الرجوع
- خيارات الفلترة
- زر التصدير
استخدم خيارات الفلترة للبحث السريع عن سجلات محددة حسب التاريخ، القسم، أو الموظف.
2. لوحة المؤشرات السريعة
هذه اللوحة توفر نظرة عامة على بيانات الحضور وتحسب تلقائيًا:
- إجمالي ساعات العمل اليوم
- إجمالي ساعات الأسبوع
- إجمالي ساعات الشهر
- إجمالي الوقت الإضافي
تُحدَّث البيانات ديناميكيًا عند تسجيل الدخول أو الخروج أو تعديل السجل.
استخدم هذه اللوحة لمتابعة أدائك اليومي والأسبوعي والشهري بسرعة.
ثانيًا: جدول إدارة الحضور
يمثل الجدول الأداة الرئيسية لعرض سجلات دخول وخروج الموظفين. يظهر الجدول بشكل منظّم يحتوي على الأعمدة التالية:
1. اسم الموظف / المدير
يعرض اسم الموظف المسؤول عن السجل. يتيح معرفة من هو صاحب الحركة داخل النظام.
2. القسم
يظهر القسم الذي ينتمي إليه الموظف لتسهيل الفلترة ومعرفة كثافة العمل داخل كل قسم.
يمكن استخدام القسم كفلتر لعرض سجلات موظفي قسم معين فقط، مما يسهل المراجعة والإدارة.
3. التاريخ
يمثل تاريخ حركة الحضور، وهو أساس السجلات اليومية.
يمكن تصفية السجلات حسب التاريخ لعرض سجلات يوم معين أو فترة زمنية محددة.
4. وقت الدخول
الوقت الفعلي الذي بدأ فيه الموظف عمله. يعتمد النظام عليه في احتساب:
- التأخير
- ساعات العمل الفعلية
تأكد من تسجيل الدخول في الوقت المحدد لتجنب احتساب التأخير. يمكنك تسجيل الدخول قبل 5 دقائق من وقت الوردية.
5. وقت الخروج
الوقت الفعلي لإنهاء يوم العمل. إذا لم يُسجّل الموظف خروجًا، يظهر السجل بالحالة:
"قيد العمل"
عدم تسجيل الخروج قد يؤثر على حساب الساعات والرواتب. تأكد من تسجيل الخروج في نهاية يوم العمل.
6. مدة الاستراحة
إجمالي الوقت المستقطع من ساعات العمل. يتم خصمه تلقائيًا من ساعات العمل الفعلية.
النظام يحسب تلقائيًا مدة الاستراحة من خلال تسجيلات بدء وإنهاء الاستراحة. تأكد من تسجيل بدء وإنهاء كل استراحة.
7. ساعات التأخير
تُحسب مقارنة بوقت بداية الوردية الرسمية. يظهر فقط في حالة دخول الموظف متأخرًا.
التأخير المتكرر قد يؤثر على تقييم الأداء والرواتب. يُنصح بالالتزام بمواعيد الوردية.
8. الوقت الإضافي
الساعات التي تجاوز فيها الموظف وقت نهاية الوردية. تُحتسب تلقائيًا بناءً على سياسات الشركة.
الوقت الإضافي يُحتسب تلقائيًا ويُضاف إلى الراتب حسب سياسة الشركة. تأكد من فهم سياسة الوقت الإضافي في شركتك.
ثالثًا: تفاصيل سجل الحضور
عند الضغط على أي سجل داخل الجدول، يتم فتح صفحة التفاصيل، والتي توفر عرضًا دقيقًا لكل حركة تمت خلال اليوم.
1. معلومات الموظف
تشمل:
- الاسم
- القسم
- الوظيفة
- حالة الموظف الحالية (مسجل دخول – مسجل خروج – في استراحة)
حالة الموظف تُحدّث تلقائيًا عند كل تسجيل دخول أو خروج أو بدء/إنهاء استراحة.
2. معلومات الوردية
تظهر في صندوق معلومات واضح:
- نوع الوردية
- وقت البداية والنهاية
- مدة الوردية الرسمية
يستخدم النظام هذه المعلومات كأساس لجميع الحسابات الزمنية.
معلومات الوردية تُستخدم كمرجع لحساب التأخير والانصراف المبكر والوقت الإضافي بدقة.
3. بيانات الحضور اليومية
وقت تسجيل الدخول
مع حالة الدخول (طبيعي – متأخر – مبكر).
حالة الدخول تُحدد تلقائيًا بناءً على مقارنة وقت الدخول الفعلي مع وقت بداية الوردية.
وقت تسجيل الخروج
مع رسالة توضيحية في حال عدم وجود تسجيل:
"لم يتم تسجيل الخروج بعد"
عدم تسجيل الخروج قد يؤثر على حساب الساعات والرواتب. تأكد من تسجيل الخروج في نهاية يوم العمل.
مدة العمل الفعلية
يحسبها النظام تلقائيًا:
وقت الخروج – وقت الدخول – فترات الاستراحة
مدة العمل الفعلية هي الأساس في حساب الراتب والساعات الإضافية. تأكد من دقة التسجيلات.
مدة الاستراحة
تفاصيل كل استراحة تمت خلال اليوم، مع إمكانية استعراض بدايتها ونهايتها.
ساعات التأخير
يظهر الفرق بين الدخول ووقت الوردية.
الانصراف المبكر
في حال مغادرة الموظف قبل نهاية الوردية.
الوقت الإضافي
الزمن الذي عمله الموظف بعد انتهاء وقت الوردية.
رابعًا: خط الزمن
يعرض خطًا زمنيًا شاملًا لكل حركة تمت خلال اليوم، ومنها:
- تسجيل الدخول
- تسجيل الخروج
- بدء الاستراحة
- إنهاء الاستراحة
- تعديل من الإدارة
- تسجيل خروج تلقائي بسبب عدم النشاط
هذا القسم يساعد المدير على تحليل التزام الموظف بشكل واضح.
خط الزمن يعرض جميع الحركات بترتيب زمني دقيق، مما يساعد في فهم تدفق العمل خلال اليوم.
خامسًا: أدوات التعديل
تتيح واجهة التفاصيل للمدير إمكانية معالجة السجل وتصحيح أي خطأ، من خلال:
تعديل وقت الدخول
تغيير الوقت ليعكس بداية العمل الفعلية.
يُنصح بتوثيق سبب التعديل في الملاحظات لتسهيل المراجعة لاحقًا.
تعديل وقت الخروج
تعديل أو حذف فترات الاستراحة
إضافة حركة مفقودة
مثل إضافة تسجيل دخول أو خروج.
حذف حركات مكرّرة أو خاطئة
بعد كل تعديل يقوم النظام تلقائيًا بـ:
- إعادة احتساب ساعات العمل اليومية
- إعادة حساب التأخير والانصراف المبكر
- تحديث الوقت الإضافي
- تحديث التأثير المالي في الرواتب
- إرسال إشعار للموظف (اختياري)
جميع التعديلات تُسجل في سجل النظام مع اسم المدير ووقت التعديل لضمان الشفافية والمساءلة.
سادسًا: آلية احتساب ساعات العمل داخل النظام
يعتمد النظام على القواعد التالية:
1. وقت العمل الفعلي
وقت العمل الفعلي = وقت الخروج – وقت الدخول – الاستراحة
إذا دخل الموظف في 08:00 وخرج في 04:00 واستراح 30 دقيقة، فإن وقت العمل الفعلي = 7.5 ساعة.
2. ساعات التأخير
ساعات التأخير = وقت الدخول – وقت بداية الوردية
إذا دخل الموظف قبل وقت الوردية، لا يُحتسب تأخير. التأخير يُحتسب فقط عند الدخول بعد وقت الوردية.
3. الانصراف المبكر
الانصراف المبكر = وقت نهاية الوردية – وقت الخروج
الانصراف المبكر يُحتسب فقط عند الخروج قبل وقت نهاية الوردية. إذا خرج بعد وقت الوردية، يُحتسب وقت إضافي.
4. الوقت الإضافي
الوقت الإضافي = العمل بعد نهاية الوردية الرسمية
الوقت الإضافي يُحتسب تلقائيًا ويُضاف إلى الراتب حسب سياسة الشركة. تأكد من فهم سياسة الوقت الإضافي في شركتك.
سابعًا: أمثلة عملية
مثال 1: موظف متأخر + وقت إضافي
الوردية: 08:00 → 04:00
تسجيل الدخول: 08:25
تسجيل الخروج: 04:10
الاستراحة: 30 دقيقة
النظام يعرض:
- تأخير: 25 دقيقة
- وقت إضافي: 10 دقائق
- ساعات العمل: 7 ساعات و15 دقيقة
في هذا المثال، الموظف تأخر 25 دقيقة لكنه عمل 10 دقائق إضافية بعد نهاية الوردية. النظام يحسب كلاهما تلقائيًا.
مثال 2: سجل بدون خروج
السجل يظهر:
"قيد العمل"
ويتيح للمدير:
- تعديل وقت الخروج
- أو إغلاق السجل تلقائيًا بنهاية الوردية
عند عدم تسجيل الخروج، يبقى السجل مفتوحًا حتى يقوم المدير بإغلاقه أو يتم الإغلاق التلقائي بنهاية الوردية.
مثال 3: استراحة طويلة غير محسوبة
الدخول: 08:00
الخروج: 04:00
الاستراحة: 60 دقيقة
النتيجة:
ساعات العمل الفعلية = 7 ساعات
النظام يحسب: 8 ساعات (من 08:00 إلى 04:00) - 1 ساعة استراحة = 7 ساعات عمل فعلية.
ثامنًا: تنبيهات النظام
يظهر النظام رسائل واضحة عند وجود أخطاء:
- وقت الخروج أقدم من وقت الدخول
- الاستراحة أطول من ساعات العمل
- لا يمكن حذف حركة رئيسية لأنها ستؤدي لكسر السجل
- لا يمكن التعديل قبل تحديد الوردية المناسبة
تاسعًا: التكامل مع النظام بالكامل
الرواتب
يتم إرسال:
- التأخير
- الوقت الإضافي
- الغياب
جميع بيانات الحضور تُرسل تلقائيًا إلى نظام الرواتب لحساب الراتب الشهري بدقة.
الأداء الوظيفي
يؤثر الحضور على:
- نسبة الالتزام
- مؤشرات الأداء
الالتزام بمواعيد الحضور والانصراف يحسن تقييم الأداء الوظيفي ويزيد فرص الترقية.
الإجازات
إذا كان اليوم إجازة → لا يظهر سجل حضور.
النظام يتحقق تلقائيًا من الإجازات المعتمدة ويمنع تسجيل الحضور في أيام الإجازة.
مراقبة النشاط
قد يُضاف إلى السجل:
- خروج تلقائي
- انتهاء الجلسة لعدم النشاط
النظام يراقب النشاط تلقائيًا. في حالة عدم النشاط لفترة طويلة، قد يتم تسجيل خروج تلقائي.