المكتبة
المكتبة — مركز المعرفة والوثائق داخل النظام
المكتبة هي مساحة مخصّصة داخل النظام تُمكّن الإدارة والموظفين من الوصول إلى الأدلة والسياسات والمواد التدريبية والملفات الإدارية بشكل منظم وسريع.
المكتبة تُعد المرجع الأساسي لكل ما يحتاجه الموظف من مستندات دون الحاجة للرجوع للإدارة أو البحث في الواتساب والبريد الإلكتروني.
استخدام المكتبة بانتظام يوفر الوقت والجهد في البحث عن المستندات.
أهمية المكتبة داخل نظام الموارد البشرية
1. توحيد المعلومات في مكان واحد
كل ملفات الشركة الرسمية والمتعلقة بالموارد البشرية، التدريب، السياسات، الإرشادات… تكون محفوظة في مركز واحد.
2. تسهيل الوصول للموظفين
بدون الرجوع للإدارة—الموظف يستطيع تحميل أي ملف يحتاجه فورًا.
3. دعم التدريب والتطوير
رفع ملفات تدريب الموظفين، الفيديوهات، الكتيبات، الأدلة الإرشادية.
4. تسهيل الامتثال
توفر سياسة الحضور، سياسة الإجازات، سياسة الرواتب، اللوائح الداخلية… بالشكل الذي يضمن التزام كل الموظفين بها.
5. أرشفة الملفات
كل ملف يتم رفعه يصبح محفوظًا ومتاحًا للرجوع إليه في أي وقت.
6. تقليل الوقت والجهد
بدل إرسال المستندات لكل موظف بشكل منفصل، جميع الملفات موجودة ومتاحة للعرض والتحميل.
المكتبة توفر مركزاً موحداً لجميع المستندات مما يسهل الوصول والتنظيم.
مكونات صفحة المكتبة
1. زر رفع ملف
من خلاله يمكن للإدارة رفع أي نوع من الملفات:
(PDF – Word – صور – فيديوهات – Excel…)
2. شريط البحث
يتيح البحث داخل جميع ملفات المكتبة باسم الملف أو المحتوى.
3. تصنيف الملفات حسب النوع
النظام يحتوي على 3 تصنيفات رئيسية:
| التصنيف | الاستخدام |
|---|---|
| الأدلة | كتيبات العمل، دليل النظام، دليل الموظف الجديد |
| السياسات | سياسة الحضور، الإجازات، الرواتب، الزي الرسمي، السلوك الوظيفي |
| التدريب | فيديوهات تعليمية، كتيبات تدريب، مواد تطوير مهارات |
يمكن للمستخدم التبديل بين التصنيفات بسهولة.
4. قائمة الملفات
يظهر داخل كل تصنيف الملفات التي تم رفعها.
لكل ملف تظهر المعلومات التالية:
- اسم الملف: العنوان الرئيسي
- وصف مختصر: ملخص المحتوى
- تاريخ الرفع: متى تم الرفع
- حجم الملف: حجم الملف
5. خيارات الملف (عرض – تحميل – حذف)
لكل ملف 3 عمليات:
- ✔ عرض: فتح الملف مباشرة داخل النظام دون تحميله
- ✔ تحميل: تحميل الملف على جهاز المستخدم
- ✔ حذف: يظهر فقط للمستخدمين الذين لديهم صلاحية (حذف الملفات من المكتبة)
استخدام التصنيفات يساعد في العثور بسرعة على الملفات المطلوبة.
خطوات استخدام المكتبة
أولاً: رفع ملف جديد
- اضغط على زر رفع ملف: فتح نافذة الرفع
- اختر التصنيف المناسب: (أدلة – سياسات – تدريب)
- اختر الملف من الجهاز: اختيار الملف
- أضف عنوان ووصف مختصر: معلومات الملف
- اضغط حفظ: حفظ الملف
→ سيتم عرض الملف فورًا داخل التصنيف المحدد.
ثانيًا: البحث عن ملف
اكتب جزءًا من اسم الملف داخل صندوق البحث → تظهر النتائج مباشرة.
ثالثًا: عرض ملف
اضغط عرض → يتم فتحه داخل النظام في نافذة جديدة.
رابعًا: تحميل ملف
اضغط تحميل → يبدأ تنزيله على جهازك.
خامسًا: حذف ملف (للمدراء فقط)
اضغط حذف → يتم إزالة الملف من المكتبة.
حذف الملفات يجب أن يتم بحذر مع التأكد من عدم الحاجة للملف.
الصلاحيات المرتبطة بالمكتبة
يمكن التحكم بمن يستطيع:
- رفع الملفات: إضافة ملفات جديدة
- تعديل الملفات: تحديث الملفات الموجودة
- حذف الملفات: إزالة الملفات
- عرض الملفات فقط: قراءة فقط
وهذا يساعد الشركات على تحديد من يمكنه إدارة المحتوى.
التحكم في الصلاحيات يضمن تنظيم إدارة الملفات وحمايتها.
علاقة المكتبة بباقي أجزاء النظام
| الإدارة | العلاقة |
|---|---|
| التدريب والتطوير | رفع مواد تدريب الموظفين |
| الإعدادات الإدارية | رفع السياسات واللوائح |
| التوظيف | تحميل ملفات مثل دليل الموظف ومعلومات onboarding |
| الموظفون | الوصول إلى الملفات التي يحتاجونها في عملهم |
ربط المكتبة بالأقسام المختلفة يضمن سهولة الوصول للمستندات المطلوبة.
أنواع الملفات المدعومة
1. المستندات
- PDF: ملفات PDF
- Word: مستندات Word
- Excel: جداول Excel
2. الوسائط
- صور: PNG, JPG, GIF
- فيديوهات: MP4, AVI
- صوتيات: MP3, WAV
3. الأرشيف
- ZIP: ملفات مضغوطة
- RAR: ملفات مضغوطة
دعم أنواع مختلفة من الملفات يضمن مرونة في رفع المحتوى.
أمثلة على استخدام المكتبة
مثال 1: رفع دليل الموظف الجديد
التصنيف: الأدلة
الملف: دليل الموظف الجديد.pdf
الوصف: "دليل شامل للموظفين الجدد يتضمن معلومات عن الشركة والسياسات"
مثال 2: رفع سياسة الحضور
التصنيف: السياسات
الملف: سياسة الحضور والانصراف.pdf
الوصف: "سياسة الحضور والانصراف الرسمية للشركة"
مثال 3: رفع فيديو تدريبي
التصنيف: التدريب
الملف: دورة استخدام النظام.mp4
الوصف: "فيديو تعليمي عن كيفية استخدام النظام"
هذه الأمثلة توضح كيفية استخدام المكتبة في حالات مختلفة.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
يتكامل نظام المكتبة مع:
1. نظام التدريب
ربط مواد التدريب بالمكتبة.
2. نظام التوظيف
رفع ملفات onboarding.
3. نظام الإعدادات
رفع السياسات واللوائح.
4. نظام الصلاحيات
التحكم في الوصول للملفات.
5. نظام التقارير
إنشاء تقارير عن استخدام المكتبة.
التكامل مع الأنظمة الأخرى يضمن سهولة الوصول وتنظيم الملفات.
أفضل الممارسات
1. تنظيم الملفات
استخدم التصنيفات بشكل صحيح لتنظيم الملفات.
2. وصف واضح
أضف وصفاً واضحاً لكل ملف.
3. تحديث دوري
حدّث الملفات بانتظام.
4. مراجعة الصلاحيات
راجع الصلاحيات بانتظام.
5. أرشفة الملفات القديمة
احفظ الملفات القديمة في أرشيف منفصل.
تطبيق أفضل الممارسات يضمن تنظيم جيد وسهولة في الوصول.
ملخص شامل
المكتبة = منصة مركزية لجميع مستندات الشركة. توفر الوقت، تقلل الأخطاء، وتنظّم الوصول للملفات بطريقة احترافية. من خلال المكتبة، يمكن للموظفين الوصول إلى جميع المستندات التي يحتاجونها في عملهم، مما يوفر الوقت والجهد ويضمن الامتثال للسياسات واللوائح.