الطلبات
صفحة الطلبات
صفحة الطلبات هي المكان المركزي لإدارة جميع طلبات الموظفين داخل الشركة، سواء كانت:
- طلبات إجازة: طلبات الإجازات السنوية والمرضية
- طلبات عمل إضافي: طلبات الساعات الإضافية
- طلبات سلفة: طلبات السلف المالية
- طلبات تصحيح حضور: تصحيح سجلات الحضور والانصراف
- طلب تعديل وردية: تغيير أوقات الورديات
- طلب اختبار: طلبات الاختبارات والتقييمات
- أذونات: طلبات الإذن بالخروج أو الدخول
- … وغيرها: أي نوع طلب آخر
وهي واحدة من أهم صفحات النظام لأنها تربط بين الموظفين وقسم الموارد البشرية بشكل منظم وسلس.
أهمية صفحة الطلبات
1. مركز موحّد لكل طلبات الموظفين
بدلاً من أن تصل الطلبات عبر الواتساب أو الإيميل، يتم تسجيل جميع الطلبات في مكان واحد يمكن متابعته بسهولة.
استخدام صفحة الطلبات الموحدة يضمن عدم فقدان أي طلب ويوفر سجلاً كاملاً لجميع الطلبات.
2. تتبّع حالة كل طلب
كل طلب له حالة واضحة:
- موافق عليه: تمت الموافقة على الطلب
- مرفوض: تم رفض الطلب مع ذكر السبب
- قيد المراجعة: الطلب قيد المراجعة من قبل الإدارة
- بانتظار الموافقة: في انتظار قرار الإدارة
هذا يقلل الأخطاء ويوضح للموظف موقف طلبه فوراً.
تتبع حالة الطلبات يساعد الموظفين على معرفة وضع طلباتهم دون الحاجة للتواصل مع HR.
3. سهولة المراجعة واتخاذ القرار
يقدر المدير أو الـ HR يفتح تفاصيل كل طلب ويشوف:
- البيانات: جميع المعلومات المطلوبة
- الساعات: ساعات العمل الإضافي أو الحضور
- السبب: سبب تقديم الطلب
- المرفقات: إن وجدت
وبالتالي اتخاذ قرار مناسب.
4. سجل كامل للطلبات
كل طلب يتم توثيقه بوقته وتفاصيله ويبقى محفوظ دائماً لرجوع إليه لاحقاً.
السجل الكامل للطلبات يساعد في المراجعات والتدقيق الداخلي.
شرح عناصر الصفحة بالتفصيل
زر "طلب جديد"
من هنا يبدأ الموظف تقديم أي نوع طلب.
عوامل التصفية (Filter)
تقدري تحددي:
- نوع الطلب: فلترة حسب نوع الطلب
- تاريخ الطلب: حسب الفترة الزمنية
- الحالة: (موافق عليه، مرفوض، قيد المراجعة)
- الموظف: البحث عن طلبات موظف معين
وده يساعد المدير يركز على طلبات معينة.
استخدم الفلاتر للعثور بسرعة على الطلبات المطلوبة وتوفير الوقت في المراجعة.
شرح الأعمدة
1. اسم الموظف
من قدم الطلب.
2. القسم
القسم التابع له الموظف.
3. نوع الطلب
مثل: إجازة – سلفة – عمل إضافي – تعديل وردية…
4. التفاصيل
تعرض كل المعلومات الخاصة بالطلب:
- المدة: عدد الأيام أو الساعات
- ساعات العمل: في حالة العمل الإضافي
- قيمة السلفة: في حالة طلب السلفة
- وقت الدخول والخروج: في حالة تصحيح الحضور
- سبب الطلب: السبب المذكور من الموظف
5. الحالة
الحالة تكون واضحة بلون مميز:
- أخضر: موافق عليه
- أصفر: قيد المراجعة
- أحمر: مرفوض
الألوان تساعد في التعرف السريع على حالة الطلبات دون الحاجة لقراءة التفاصيل.
6. سبب الرفض
يظهر فقط إذا تم رفض الطلب.
7. الإجراءات
تسمح للمدير بـ:
- قبول الطلب ✔
- رفض الطلب ✖
- حذف الطلب: عند الحاجة
- تعديل بيانات الطلب: تصحيح الأخطاء
تأكد من مراجعة جميع التفاصيل قبل اتخاذ قرار الموافقة أو الرفض.
خطوات تقديم طلب جديد خطوة بخطوة
بعد الضغط على "طلب جديد +" تظهر قائمة بأنواع الطلبات.
الخطوات واحدة في الأساس، لكن الحقول تختلف حسب نوع الطلب.
الخطوة 1: اختيار نوع الطلب
الأنواع المدعومة بالنظام:
- طلب إجازة: للطلبات السنوية والمرضية
- طلب عمل إضافي: للساعات الإضافية
- طلب سلفة: للطلبات المالية
- طلب تصحيح حضور: لتصحيح سجلات الحضور
- طلب تعديل وردية: لتغيير الورديات
- طلب اختبار: للاختبارات والتقييمات
- طلب إذن: للإذن بالخروج أو الدخول
- طلب وقت إضافي: وفق الصورة
بعد اختيار النوع → ينتقل الموظف لملء البيانات المطلوبة.
اختر نوع الطلب الصحيح لضمان ظهور الحقول المناسبة وتسهيل عملية المراجعة.
الخطوة 2: تعبئة بيانات الطلب
وهنا تختلف الحقول حسب نوع الطلب.
شرح كل نوع طلب بالتفصيل
1. طلب إجازة
يستخدم للتقديم على إجازة سنوية أو مرضية أو أي نوع آخر.
البيانات المطلوبة:
- تاريخ البداية: متى تبدأ الإجازة
- تاريخ الانتهاء: متى تنتهي الإجازة
- نوع الإجازة: (سنوية، مرضية، طارئة...)
- عدد الأيام: محسوب تلقائياً
- سبب الإجازة: السبب المذكور من الموظف
طلب إجازة سنوية من 10/01/2025 إلى 15/01/2025 لمدة 5 أيام.
2. طلب عمل إضافي (Overtime)
يُستخدم عند عمل الموظف ساعات إضافية خارج الدوام.
البيانات المطلوبة:
- التاريخ: تاريخ العمل الإضافي
- من الساعة: وقت بداية العمل الإضافي
- إلى الساعة: وقت نهاية العمل الإضافي
- نوع العمل الإضافي: (1.25×، 1.5×… حسب النظام)
- سبب العمل الإضافي: كما ظاهر في الصورة
تأكد من إدخال الساعات بدقة لضمان حساب صحيح للعمل الإضافي.
3. طلب سلفة
لما الموظف يحتاج مبلغ مالي يتم خصمه لاحقاً من الراتب.
البيانات المطلوبة:
- قيمة السلفة: المبلغ المطلوب
- العملة: (جنيه، ريال، دولار...)
- طريقة الخصم: (دفعة واحدة أو تقسيط)
- سبب طلب السلفة: السبب المذكور
تأكد من مراجعة رصيد الموظف وقدرته على السداد قبل الموافقة على طلب السلفة.
4. طلب تصحيح حضور
لو حصل خطأ في تسجيل الحضور (مثلاً: الجهاز لم يسجل الدخول أو الخروج).
البيانات المطلوبة:
- اليوم: تاريخ التصحيح
- وقت الدخول: الوقت الصحيح للدخول
- وقت الخروج: الوقت الصحيح للخروج
- السبب: (مثل: مشكلة في البصمة – العمل خارجي – مهمة رسمية)
طلبات تصحيح الحضور تساعد في ضمان دقة سجلات الحضور والانصراف.
5. طلب تعديل وردية
لو الموظف يريد تغيير الوردية أو نقل لموعد آخر.
البيانات المطلوبة:
- الوردية القديمة: الوردية الحالية
- الوردية المطلوبة: الوردية الجديدة
- التاريخ: تاريخ التعديل
- سبب التعديل: السبب المذكور
6. طلب اختبار / تقييم
يُستخدم في حالات دورة تدريبية أو تقييم أداء.
7. طلب إذن
مثل إذن خروج في منتصف اليوم.
البيانات:
- وقت الخروج: متى سيخرج الموظف
- وقت العودة: متى سيعود
- التاريخ: تاريخ الإذن
- سبب الإذن: السبب المذكور
الخطوة الأخيرة بعد إدخال البيانات
بعد ملء بيانات الطلب، يضغط الموظف:
🔘 إرسال الطلب
ثم ينتظر أحد المسؤولين ليقوم بـ:
- ✔ الموافقة: قبول الطلب وتطبيقه
- ❌ الرفض: رفض الطلب مع كتابة السبب
- ⏳ إبقاء الطلب قيد المراجعة: للمراجعة لاحقاً
بعد إرسال الطلب، سيتم إشعارك تلقائياً عند اتخاذ القرار من قبل الإدارة.
كيف يقدّم الموظف الطلبات داخل النظام؟
يوفّر النظام للموظفين أكثر من طريقة لتقديم الطلبات لضمان سهولة الاستخدام وسرعة تسجيل أي طلب يحتاجه الموظف. ويتم التعامل مع الطلبات بشكل منظم ودقيق حتى تصل إلى الموافقة أو الرفض مع إشعار الموظف.
أولاً: طرق تقديم الطلبات داخل النظام
1. تقديم الطلب من الصفحة الخاصة به
كل نوع طلب له صفحة مخصصة تحتوي على البيانات المطلوبة، مثل:
- طلب الإجازة → صفحة الإجازات
- طلب العمل الإضافي → صفحة العمل الإضافي
- طلب السلفة → صفحة السلف
- طلب تصحيح الحضور → صفحة الحضور
- طلب تعديل وردية → صفحة الورديات
- طلب اختبار أو تدريب → صفحة التدريب
من كل صفحة يقدر الموظف يعمل:
➤ اضغط على زر "إضافة طلب" أو "طلب جديد"
ويبدأ يملأ البيانات الخاصة بهذا النوع من الطلبات فقط.
ده مفيد للموظف لأنه بيختار طلبه بسهولة بدون ما يدور عليه داخل النظام.
تقديم الطلب من الصفحة المخصصة يوفر حقل أكثر تخصصاً ووضوحاً للموظف.
2. تقديم الطلب من صفحة الطلبات العامة
من صفحة الطلبات الرئيسية، يمكن للموظف:
➤ الضغط على زر "طلب جديد +"
ثم اختيار نوع الطلب من القائمة.
الهدف من الطريقة دي إنها تسمح للموظف يقدّم أي طلب من مكان واحد بدون ما يروح للصفحات الأخرى.
استخدام صفحة الطلبات العامة مناسب عندما تريد تقديم عدة طلبات مختلفة من مكان واحد.
ثانياً: دور صفحة الطلبات الرئيسية
صفحة الطلبات تعتبر لوحة التحكم الأساسية لكل الطلبات في النظام.
وظيفتها إنها:
1. تجمع كل الطلبات المقدَّمة من جميع الموظفين
مهما كان نوع الطلب ومهما كانت الصفحة التي تم تقديمه منها.
2. تسمح للمدير أو الـ HR بفرز الطلبات
عن طريق:
- نوع الطلب: فلترة حسب النوع
- القسم: حسب الأقسام
- التاريخ: حسب الفترة الزمنية
- الحالة: (موافق عليه، مرفوض، قيد المراجعة)
- الموظف: البحث عن موظف معين
3. تتيح مراجعة تفاصيل كل طلب بالكامل
مثل:
- الساعات: في حالة العمل الإضافي
- التاريخ: تاريخ الطلب
- القيمة: (إن كانت سلفة أو إضافي)
- نوع الإجازة: في حالة طلب الإجازة
- السبب: سبب تقديم الطلب
- المرفقات: إن وجدت
4. السماح باتخاذ القرار
- الموافقة: قبول الطلب
- الرفض: رفض الطلب مع ذكر السبب
- كتابة سبب الرفض: توضيح سبب الرفض
- تعديل الطلب: إن لزم
5. إرسال النتيجة مباشرة للموظف
ويتظهر له داخل الصفحة الخاصة به.
صفحة الطلبات الرئيسية توفر رؤية شاملة لجميع الطلبات وتسهل عملية المراجعة واتخاذ القرارات.
ثالثاً: خطوات سير الطلب من البداية للنهاية (Workflow)
ده الجزء المهم الذي يوضح كل خطوة تحصل داخل النظام بعد تقديم الطلب.
الخطوة 1: الموظف يقدّم الطلب
من:
- الصفحة الخاصة بنوع الطلب أو
- صفحة الطلبات العامة
ويقوم بإدخال البيانات المطلوبة مثل:
- التاريخ: تاريخ الطلب
- الساعات: في حالة العمل الإضافي
- القيمة: في حالة السلفة
- السبب: سبب تقديم الطلب
- المرفقات: إن وجدت
ثم يضغط إرسال.
تأكد من إدخال جميع البيانات بشكل صحيح قبل إرسال الطلب لتجنب الرفض أو التأخير.
الخطوة 2: يظهر الطلب في صفحة "الطلبات" للمدير أو HR
يظهر الطلب الجديد في أعلى القائمة، ويكون بحالة:
🟡 قيد المراجعة
ويمكن للمدير الضغط على "التفاصيل" لعرض البيانات المكتملة.
الخطوة 3: مراجعة الطلب
المراجع يقوم بـ:
- قراءة التفاصيل: فهم الطلب
- التأكد من صحة البيانات: التحقق من المعلومات
- مراجعة المرفقات: إن وجدت
- التأكد من مطابقة الطلب للسياسات: التحقق من الامتثال
المراجعة الدقيقة للطلبات تساعد في ضمان العدالة وتطبيق السياسات بشكل صحيح.
الخطوة 4: اتخاذ القرار
يوجد خياران:
1. قبول الطلب
عند الضغط على "موافقة":
- تتغير حالة الطلب → موافق عليه
- يتم إرسال إشعار للموظف يخبره بالموافقة
- يتم تطبيق أثر الطلب تلقائياً (مثل: احتساب الإجازة – إضافة ساعات إضافية – تسجيل السلفة… إلخ)
عند الموافقة على طلب إجازة، يتم خصم الأيام تلقائياً من رصيد الموظف وتحديث جدول الحضور.
2. رفض الطلب
عند الضغط على "رفض":
- يظهر مربع لإدخال: سبب الرفض
- لأن النظام لا يسمح برفض الطلب بدون توضيح السبب
بعدها:
- تتغير الحالة إلى مرفوض
- يتم إرسال إشعار للموظف مع سبب الرفض
- يتم حفظ السبب في السجل ليتم الرجوع إليه لاحقاً
يجب دائماً توضيح سبب الرفض بشكل واضح ومهذب لمساعدة الموظف على فهم القرار.
الخطوة 5: وصول النتيجة للموظف
عند زيارة الموظف لصفحة الطلبات الخاصة به، سيجد:
- الطلبات المقبولة باللون الأخضر: تمت الموافقة
- الطلبات المرفوضة باللون الأحمر مع سبب الرفض: تم الرفض
- الطلبات قيد المراجعة باللون الأصفر: قيد المراجعة
- الطلبات المكتملة: مثل العمل الإضافي الذي تم حسابه
وبكده يكون الموظف على علم تام بمصير طلبه دون الرجوع للـ HR.
الإشعارات التلقائية تضمن وصول النتيجة للموظف فوراً دون الحاجة للمتابعة اليدوية.
أمثلة عملية
مثال 1: طلب إجازة سنوية
الموظف: أحمد محمد
نوع الطلب: إجازة سنوية
التاريخ: من 10/01/2025 إلى 15/01/2025
عدد الأيام: 5 أيام
الحالة: موافق عليه
هذا المثال يوضح طلب إجازة تمت الموافقة عليه بنجاح.
مثال 2: طلب عمل إضافي
الموظف: منى أحمد
نوع الطلب: عمل إضافي
التاريخ: 20/01/2025
الساعات: من 18:00 إلى 20:00
الحالة: قيد المراجعة
طلب عمل إضافي قيد المراجعة من قبل الإدارة.
مثال 3: طلب سلفة مرفوض
الموظف: خالد علي
نوع الطلب: سلفة
القيمة: 5000 جنيه
الحالة: مرفوض
سبب الرفض: "المبلغ يتجاوز الحد المسموح به"
في هذه الحالة، تم رفض الطلب مع توضيح السبب للموظف.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
يتكامل نظام الطلبات مع:
1. نظام الحضور والانصراف
ربط طلبات تصحيح الحضور بسجلات الحضور.
2. نظام الإجازات
ربط طلبات الإجازة برصيد الإجازات.
3. نظام الرواتب
ربط طلبات السلفة والعمل الإضافي بالرواتب.
4. نظام الإشعارات
إرسال إشعارات تلقائية عند تغيير حالة الطلب.
التكامل مع الأنظمة الأخرى يضمن تدفق المعلومات بسلاسة وتطبيق القرارات تلقائياً.
أفضل الممارسات
1. مراجعة الطلبات بانتظام
تأكد من مراجعة الطلبات الجديدة يومياً لتجنب التأخير.
2. توضيح أسباب الرفض
اكتب أسباب الرفض بشكل واضح ومهذب.
3. استخدام الفلاتر بفعالية
استخدم الفلاتر للعثور بسرعة على الطلبات المطلوبة.
4. متابعة الطلبات المعلقة
راقب الطلبات قيد المراجعة بانتظام.
تطبيق أفضل الممارسات يضمن معالجة سريعة وعادلة لجميع الطلبات.
ملخص القسم
صفحة الطلبات هي المكان المركزي لإدارة جميع طلبات الموظفين داخل الشركة. توفر الوحدة أدوات قوية لتقديم الطلبات، مراجعتها، واتخاذ القرارات بشكل منظم ودقيق. من خلال هذه الصفحة، يمكن للموظفين تقديم طلباتهم بسهولة، ويمكن للإدارة مراجعة واتخاذ قرارات بشأن جميع الطلبات من مكان واحد.