العهد
نظام العُهَد في النظام
نظام العهدة هو نظام متخصص لإدارة الأصول والممتلكات التي تقوم الشركة بتسليمها للموظفين، مثل:
- لاب توب: أجهزة الكمبيوتر المحمولة
- هاتف عمل: هواتف الشركة
- سيارة شركة: سيارات الشركة
- أدوات ومعدات: المعدات والأدوات المختلفة
- أي أصل يُسلم للموظف بشكل مؤقت: أي ممتلكات أخرى
ويهدف لضمان:
- ✔ تسجيل كل عهدة تم استلامها: توثيق كامل
- ✔ معرفة حالة كل عهدة: (قيد الاستخدام – تم إرجاعها)
- ✔ تتبع تاريخ التسليم والإرجاع: سجل زمني دقيق
- ✔ توضيح المسؤوليات على كل موظف: تحديد المسؤولية
- ✔ تقليل فقدان المعدات وعدم ضياع المعلومات: حماية الأصول
استخدام نظام العهد بانتظام يضمن حماية أصول الشركة وتوثيق جميع التسليمات والإرجاعات.
شرح صفحة "العُهَد" الرئيسية
حسب الصورة، تظهر صفحة العهدة وفيها:
1. مؤشرات سريعة أعلى الصفحة
إجمالي العُهدة
عدد جميع الأصول المسلّمة للموظفين.
العُهدة قيد الاستخدام
عدد العهد التي لم تُرجع بعد.
العُهدة المُسترجعة
عدد العهد التي تم إرجاعها بنجاح.
هذه المؤشرات تساعد الإدارة على معرفة حالة كل ممتلكات الشركة بشكل فوري.
المؤشرات السريعة توفر نظرة عامة فورية على حالة جميع العهد في النظام.
2. جدول سجل العهد
يتضمن معلومات تفصيلية عن كل عهدة:
الأعمدة الأساسية:
اسم الموظف
الموظف المسؤول عن العهدة.
المسمى الوظيفي
الوظيفة التي يشغلها الموظف.
القسم
القسم التابع له الموظف.
تاريخ التسليم
تاريخ تسليم العهدة للموظف.
نوع العهدة
(لاب توب – هاتف – معدات..)
اسم العهدة
اسم العهدة المحدد (مثل: لاب توب Dell Latitude 5420).
الرقم التسلسلي (Serial Number)
الرقم التسلسلي للجهاز أو المعدة.
الحالة
(قيد الاستخدام / تم الإرجاع)
الإجراءات
(إرجاع – عرض التفاصيل)
هذا الجدول هو المكان الذي تتم فيه إدارة كل العهد المسلّمة للموظفين.
تأكد من مراجعة الجدول بانتظام لمتابعة العهد قيد الاستخدام وتحديد العهد المطلوب إرجاعها.
خطوات إضافة عهدة جديدة
عملية إضافة العهدة تتم على 3 مراحل كما يظهر بالصور:
المرحلة 1: اختيار الموظف
يتم تحديد:
- اسم الموظف: اختيار الموظف من القائمة
- القسم: يظهر تلقائيًا بعد اختيار الموظف
- المسمى الوظيفي: يظهر تلقائيًا بعد اختيار الموظف
بعدها نضغط التالي.
تأكد من اختيار الموظف الصحيح لضمان ربط العهدة بالشخص المناسب.
المرحلة 2: تفاصيل العهدة
هنا نضيف بيانات العهدة نفسها:
البيانات المطلوبة:
اسم العهدة
مثال: لاب توب Dell Latitude 5420
تاريخ التسليم
تاريخ تسليم العهدة للموظف.
نوع العهدة
(هاتف – لابتوب – سيارة – معدات – غير ذلك)
تفاصيل العهدة
مثل:
- الرقم التسلسلي: للتعريف الدقيق
- حالة الجهاز: (جديد، مستعمل، بحاجة إصلاح)
- اللون: لون الجهاز أو المعدة
- ملاحظات: أي معلومات إضافية مهمة
بعدها نضغط حفظ.
إدخال جميع التفاصيل بدقة يساعد في تتبع العهدة بسهولة لاحقاً.
المرحلة 3: الإرجاع
بعد تسجيل العهدة، يظهر زر إرجاع أمام كل عهدة قيد الاستخدام.
عند الضغط على "إرجاع":
- ✔ يتم تغيير حالتها إلى "تم الإرجاع": تحديث تلقائي
- ✔ يتم تسجيل تاريخ ووقت الإرجاع: توثيق دقيق
- ✔ تختفي من "قيد الاستخدام" وتظهر ضمن "المُسترجعة": نقل تلقائي
تأكد من فحص العهدة قبل الإرجاع للتأكد من حالتها واكتمال جميع المكونات.
مثال كامل واقعي
مثال كما يظهر في الصور
الموظف: MOHAMED XXXXX
العهدة: لابتوب Dell Latitude e5420
النوع: لابتوب
الرقم التسلسلي: SN: DELL-5420-ABX93822
تاريخ التسليم: 2025-12-24
الحالة: قيد الاستخدام
الإجراء المتاح: إرجاع
هذا المثال يوضح عهدة قيد الاستخدام يمكن إرجاعها عند الحاجة.
أهمية نظام العهدة في بيئة العمل
1. يمنع ضياع ممتلكات الشركة
التوثيق الدقيق يضمن معرفة مكان كل عهدة في أي وقت.
2. يوفر سجل دقيق لكل عهدة
سجل كامل يتضمن جميع التفاصيل والتواريخ.
3. يساعد المالية على حساب قيمة العهدة عند المخالصة
حساب دقيق لقيمة الأصول عند إنهاء الخدمة.
4. يحمي الشركة قانونيًا بإثبات التسليم والاستلام
توثيق قانوني يثبت تسليم واستلام الأصول.
5. يسهل على المديرين متابعة المسؤوليات
متابعة سهلة لجميع العهد المسؤولة عنها.
6. يقلل النزاعات مع الموظفين عند ترك العمل
تقليل الخلافات حول الأصول المسلمة.
نظام العهد يعتبر أساسياً لحماية أصول الشركة وضمان المسؤولية الواضحة.
استخدام النظام في السيناريو اليومي
1. موظف جديد استلم لابتوب
- ✔ يتم تسجيل العهدة باسمه: تسجيل فوري
- ✔ يظهر أنها "قيد الاستخدام": حالة واضحة
عند تسليم عهدة جديدة، تأكد من تسجيل جميع التفاصيل بدقة لضمان التتبع الصحيح.
2. نفس الموظف سلم اللابتوب للإدارة
- ✔ يتم الضغط على "إرجاع": إجراء بسيط
- ✔ تنتقل العهدة إلى "العهدة المسترجعة": تحديث تلقائي
3. يتم الاحتفاظ بالسجل للأرشيف
- ✔ عندما تحتاج الإدارة مراجعة، تجد كل شيء جاهزًا ومؤرخًا: سجل دائم
الاحتفاظ بالسجلات يساعد في المراجعات والتدقيق الداخلي.
أنواع العهد الشائعة
1. الأجهزة الإلكترونية
- لاب توب: أجهزة الكمبيوتر المحمولة
- هاتف عمل: هواتف الشركة
- تابلت: أجهزة اللوحية
- شاشة: شاشات الكمبيوتر
2. المركبات
- سيارة شركة: سيارات الشركة
- دراجة نارية: للتنقل
- دراجة هوائية: للتنقل داخل الموقع
3. المعدات والأدوات
- أدوات مكتبية: معدات المكتب
- معدات تقنية: معدات IT
- أدوات عمل: أدوات خاصة بالعمل
تصنيف العهد حسب النوع يساعد في التنظيم والبحث السريع.
إدارة العهد المسترجعة
1. مراجعة العهد المسترجعة
يمكن مراجعة جميع العهد التي تم إرجاعها مع:
- تاريخ الإرجاع: متى تم الإرجاع
- حالة العهدة: حالة العهدة عند الإرجاع
- ملاحظات الإرجاع: أي ملاحظات مهمة
2. إعادة تسليم العهدة
يمكن إعادة تسليم العهدة المسترجعة لموظف آخر:
- اختيار موظف جديد: من القائمة
- تسجيل تاريخ جديد: تاريخ التسليم الجديد
- تحديث الحالة: إلى "قيد الاستخدام"
إعادة تسليم العهد المسترجعة يساعد في الاستفادة المثلى من الأصول.
التقارير والإحصائيات
1. تقرير العهد قيد الاستخدام
عرض جميع العهد التي لم يتم إرجاعها بعد.
2. تقرير العهد المسترجعة
عرض جميع العهد التي تم إرجاعها.
3. تقرير حسب الموظف
عرض جميع العهد المسلمة لموظف معين.
4. تقرير حسب النوع
عرض جميع العهد من نوع معين (مثل: جميع اللابتوبات).
استخدام التقارير يساعد في متابعة شاملة لجميع العهد في النظام.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
يتكامل نظام العهد مع:
1. نظام الموظفين
ربط العهد بملف الموظف الشخصي.
2. نظام المالية
حساب قيمة العهد عند المخالصة.
3. نظام الإشعارات
إرسال إشعارات عند اقتراب موعد الإرجاع.
4. نظام التقارير
إنشاء تقارير شاملة عن العهد.
التكامل مع الأنظمة الأخرى يضمن تدفق المعلومات بسلاسة.
أفضل الممارسات
1. تسجيل فوري عند التسليم
تسجيل العهدة فوراً عند تسليمها للموظف.
2. مراجعة دورية
مراجعة العهد قيد الاستخدام بانتظام.
3. توثيق دقيق
تسجيل جميع التفاصيل بدقة (الرقم التسلسلي، الحالة، إلخ).
4. متابعة الإرجاع
متابعة العهد التي تجاوزت فترة الاستخدام المتوقعة.
تطبيق أفضل الممارسات يضمن حماية كاملة لأصول الشركة.
أمثلة عملية إضافية
مثال 1: تسليم هاتف عمل
الموظف: أحمد محمد
العهدة: هاتف iPhone 14
الرقم التسلسلي: SN: IPH-14-123456
تاريخ التسليم: 01/01/2025
الحالة: قيد الاستخدام
هذا المثال يوضح تسليم هاتف عمل جديد لموظف.
مثال 2: إرجاع لابتوب
الموظف: منى أحمد
العهدة: لابتوب HP EliteBook
تاريخ التسليم: 15/12/2024
تاريخ الإرجاع: 30/12/2024
الحالة: تم الإرجاع
هذا المثال يوضح إرجاع عهدة بعد انتهاء الحاجة إليها.
مثال 3: عهدة متأخرة في الإرجاع
الموظف: خالد علي
العهدة: سيارة شركة
تاريخ التسليم: 01/01/2024
تاريخ الإرجاع المتوقع: 31/12/2024
الحالة: قيد الاستخدام
⚠️ تنبيه: تجاوزت فترة الاستخدام المتوقعة
في هذه الحالة، يجب متابعة العهدة وطلب إرجاعها.
ملخص القسم
نظام العهد هو نظام متخصص لإدارة الأصول والممتلكات التي تقوم الشركة بتسليمها للموظفين. يوفر النظام أدوات قوية لتسجيل العهد، تتبع حالتها، وإدارة الإرجاعات بشكل منظم ودقيق. من خلال هذا النظام، يمكن للشركة حماية أصولها، تقليل النزاعات، وضمان المسؤولية الواضحة على جميع الأصول المسلمة.