الوثائق
صفحة الوثائق والشهادات
هذه الصفحة هي مركز إدارة جميع المستندات الرسمية الخاصة بالموظفين داخل الشركة. هدفها إنك تحفظ وتتبع وتراجع كل الملفات المرتبطة بالموظفين في مكان واحد بدل ضياعها أو نسيان تواريخ انتهائها.
تعتبر واحدة من أهم صفحات النظام لأنها مرتبطة بالأمان الوظيفي والامتثال القانوني (Compliance).
تُستخدم الوحدة في:
- حفظ العقود الرسمية للموظفين: توثيق جميع العقود
- حفظ الهويات: (بطاقة، جواز سفر، إقامة…)
- شهادات الخبرة والدورات: توثيق المؤهلات
- المستندات الحكومية: جميع المستندات الرسمية
- أي ملفات إضافية: يريد قسم الـ HR أرشفتها
استخدم صفحة الوثائق بانتظام لضمان تنظيم جميع المستندات وتجنب فقدان أي ملفات مهمة.
أهمية صفحة "الوثائق والشهادات"
1. تنظيم وأرشفة جميع الملفات الرسمية
بدل ما تكون الملفات في مجلدات عشوائية أو واتساب أو إيميلات، كل وثيقة تكون مربوطة بموظف معين ويتم عرضها في جدول منظم.
الأرشفة المنظمة تساعد في الوصول السريع لأي وثيقة وتقليل الوقت الضائع في البحث.
2. سهولة الوصول إلى أي وثيقة في ثوانٍ
تقدري تبحثي حسب:
- اسم الموظف: للعثور على جميع وثائق موظف معين
- القسم: فلترة حسب الأقسام
- نوع الوثيقة: (بطاقة، عقد، جواز سفر، إلخ)
- تاريخ الإضافة: ترتيب حسب التاريخ
- اسم الملف: البحث النصي
3. تتبّع تواريخ الانتهاء والتنبيه قبلها
زي ما ظهر في الصورة:
ظهر مربع أحمر تاريخ الانتهاء لتنبيه الـHR قبل انتهاء المستند بفترة.
الميزة دي بتمنع:
- انتهاء إقامة الموظف
- انتهاء عقد عمل
- انتهاء رخصة
- انتهاء ID
وده يقلل مشاكل قانونية وغرامات.
تأكد من مراجعة التنبيهات بانتظام لتجديد المستندات قبل انتهائها وتجنب المشاكل القانونية.
4. سهولة الوصول للمستندات في ثانية واحدة
بدل فتح ملفات ورقية أو غلط في التخزين.
5. تقليل الأخطاء الإدارية
لأن كل مستند مرتبط بموظف محدد + قسم + نوع الوثيقة + تاريخ الإضافة والانتهاء.
6. توثيق رسمي لكل ملف تمت إضافته
وده يسهل عند المراجعة أو التفتيش أو التدقيق الداخلي.
التوثيق الرسمي يساعد في الامتثال القانوني ويسهل عمليات التدقيق والمراجعة.
جدول الملفات (الجدول الرئيسي)
هو قلب الصفحة، ويعرض كل الوثائق المرفوعة، ويتكون من أعمدة:
الأعمدة الأساسية:
1. الموظف
صاحب المستند.
مثال: "حسام عطية – مدير البرمجيات"
2. المسمى الوظيفي
يساعد تعرف رتبة الموظف وفريقه.
3. القسم
قسم الموظف: البرمجيات – الدعم الفني – الحسابات – الهندسة…
4. الوثيقة
نوع السجل المرفوع:
- بطاقة رقم قومي
- عقد العمل
- جواز السفر
- تقرير مراجعة
- شهادة تدريب
5. النوع
أنواع مختصرة تم تحديدها داخل النظام مثل:
id_cardcontractreportcertificate
6. تاريخ الإضافة
اليوم اللي تم رفع الملف فيه.
7. الملفات وتاريخ الانتهاء
أهم عمود في الصفحة.
يعرض:
- اسم الملف المرفوع: للتحميل
- تاريخ الانتهاء: متى تنتهي صلاحية المستند
- تحذير لو اقترب انتهاء المستند: تنبيه أحمر
في الصورة:
❗ ظهر التنبيه الأحمر لأن المستند سينتهي قريبًا.
راقب تواريخ الانتهاء بانتظام لتجديد المستندات قبل انتهائها وتجنب المشاكل القانونية.
ثالثًا: كيف تُستخدم الصفحة عمليًا؟
1. إضافة مستند جديد للموظف
الخطوات:
- اضغطي "إضافة وثيقة +"
- اختاري الموظف
- اختاري نوع الوثيقة
- ارفعي الملف
- حددي تاريخ انتهاء (لو المستند له صلاحية)
- حفظ
تأكد من إدخال جميع التفاصيل بشكل صحيح عند إضافة مستند جديد لضمان التنظيم الجيد.
2. عرض الوثائق حسب الحاجة
مثال:
أنتي كـHR محتاجة تشوفي كل بطاقات الهوية اللي هتنتهي خلال أسبوع.
تعملي:
- فلتر النوع = ID
- فلتر الانتهاء قريبًا
النظام يعرض الملفات الحرجة فقط.
استخدم الفلاتر للعثور بسرعة على المستندات المهمة، خاصة التي قاربت على الانتهاء.
3. مراجعة مستند موظف
من الجدول:
اضغطي على المستند → ينفتح للعرض والتنزيل.
4. اكتشاف المستندات المنتهية
المستند اللي قرب ينتهي يظهر عليه مربع أحمر:
"تاريخ الانتهاء"
ويسهل اتخاذ إجراءات تجديد أو متابعة.
المستندات المنتهية قد تؤثر على وضع الموظف القانوني. تأكد من متابعتها بانتظام.
5. تحميل أو حذف أو تحديث الملف
عند الضغط على المستند، HR يقدر:
- تحميل الملف: للحصول على نسخة
- حذف الملف: عند عدم الحاجة
- إضافة نسخة جديدة: لتحديث المستند
- تعديل تاريخ الانتهاء: عند التجديد
رابعًا: أهمية الصفحة داخل نظام الـ HR
- تساعد النظام يخدم الشركات الكبيرة والصغيرة بتنظيم كامل: حل شامل لجميع الأحجام
- تمنع فقد الملفات أو نسيان تجديدات مهمة: حماية من فقدان البيانات
- تدعم الامتثال القانوني (Compliance): الالتزام بالقوانين واللوائح
- تقليل الوقت الضائع في البحث اليدوي: توفير الوقت والجهد
- تسهل مراجعات وزارة العمل أو أي جهة تنظيمية: الاستعداد للتدقيق
- تزيد احترافية إدارة الموارد البشرية: تحسين الصورة المهنية
صفحة الوثائق تعتبر أساسية للامتثال القانوني وضمان الأمان الوظيفي داخل المؤسسة.
إضافة وثيقة جديدة - المراحل الثلاث
المرحلة الأولى: بيانات الموظف
في هذه الخطوة يتم ربط الوثيقة بالموظف الصحيح داخل النظام.
الحقول المطلوبة:
1. اسم الموظف
يتم اختيار الموظف من القائمة المنسدلة.
هذا يحدد لمن سيتم رفع الوثيقة وإلى أي قسم يتم أرشفتها.
2. تاريخ الإضافة
هو التاريخ الذي تم فيه إصدار أو رفع الوثيقة.
يساعد في تنظيم الملفات وترتيبها حسب التواريخ.
بعد إتمام البيانات:
➡️ اضغطي على التالي للانتقال إلى المرحلة الثانية.
تأكد من اختيار الموظف الصحيح وتاريخ الإضافة الدقيق لضمان التنظيم الجيد.
المرحلة الثانية: بيانات الوثيقة
هنا يتم إدخال كل التفاصيل الخاصة بالوثيقة نفسها.
الحقول المطلوبة:
1. نوع الوثيقة
مثل: بطاقة الهوية – عقد العمل – جواز السفر – شهادة خبرة – إلخ.
يساعد في تصنيف الملفات داخل النظام.
2. اسم الوثيقة (عربي)
يكتب الاسم كما سيظهر في النظام باللغة العربية.
3. اسم الوثيقة (إنجليزي)
يكتب الاسم باللغة الإنجليزية (مهم للأنظمة الثنائية ولتحميل الملفات داخل شركات متعددة الجنسيات).
عند الانتهاء:
➡️ اضغطي التالي للانتقال لمرحلة رفع الملفات.
إدخال الاسم باللغتين العربية والإنجليزية يساعد في دعم الموظفين الناطقين بكلتا اللغتين.
المرحلة الثالثة: رفع الملفات
في هذه المرحلة يتم رفع المستند الفعلي.
الخيارات المتاحة:
1. رفع الملفات
يمكنك رفع ملف واحد أو عدة ملفات حسب نوع الوثيقة.
يمكن استخدام زر Choose files أو السحب والإفلات.
2. اختيار عدة ملفات مرة واحدة
النظام يدعم تحديد أكثر من ملف باستخدام Ctrl أو Cmd.
3. رابط الملف (اختياري)
يمكن إضافة رابط لمستند محفوظ خارج النظام (مثل Google Drive أو OneDrive).
مفيد للملفات الكبيرة أو الأرشيفية.
عند الانتهاء:
➡️ اضغطي إضافة لإكمال حفظ الوثيقة داخل النظام.
تأكد من رفع الملفات الصحيحة وأنها واضحة ويمكن قراءتها بسهولة.
ماذا يحدث بعد حفظ الوثيقة؟
- يتم ربط الوثيقة مباشرة بملف الموظف: ربط تلقائي
- تظهر تلقائيًا في صفحة الوثائق والشهادات: فورًا بعد الحفظ
- يمكن البحث عنها وتصفيتها: حسب الاسم أو القسم أو النوع
- يمكن تحميلها أو حذفها أو تعديل بياناتها لاحقًا: مرونة كاملة
بعد حفظ الوثيقة، تأكد من مراجعة البيانات المدخلة والتحقق من ظهورها بشكل صحيح في الجدول.
خامسًا: أمثلة عملية
مثال 1: إضافة عقد عمل جديد
الموظف: أحمد محمد
نوع الوثيقة: عقد العمل
تاريخ الإضافة: 01/01/2025
تاريخ الانتهاء: 31/12/2025
الحالة: نشط
هذا المثال يوضح كيفية إضافة عقد عمل جديد مع تحديد تاريخ الانتهاء للمتابعة.
مثال 2: تجديد بطاقة هوية
الموظف: منى أحمد
نوع الوثيقة: بطاقة رقم قومي
تاريخ الإضافة: 15/01/2025
تاريخ الانتهاء: 14/01/2030
الحالة: نشط
تحديد تاريخ الانتهاء يساعد في متابعة تجديد المستندات قبل انتهائها.
مثال 3: وثيقة منتهية الصلاحية
الموظف: خالد علي
نوع الوثيقة: إقامة
تاريخ الانتهاء: 30/12/2024
الحالة: ⚠️ تنبيه - قاربت على الانتهاء
في هذه الحالة، يظهر تنبيه أحمر لتنبيه HR بضرورة تجديد المستند قبل انتهائه.
سادسًا: التكامل مع الأنظمة الأخرى
يتكامل نظام الوثائق مع:
1. نظام الموظفين
ربط الوثائق بملف الموظف الشخصي.
2. نظام الإشعارات
إرسال تنبيهات عند اقتراب انتهاء المستندات.
3. نظام التقارير
إنشاء تقارير عن المستندات المنتهية أو القاربة على الانتهاء.
4. نظام الامتثال القانوني
ضمان الالتزام بالمتطلبات القانونية.
التكامل مع الأنظمة الأخرى يضمن تدفق المعلومات بسلاسة وضمان الامتثال القانوني.
سابعًا: أفضل الممارسات
1. تحديث المستندات بانتظام
تأكد من تحديث المستندات عند تجديدها أو تغييرها.
2. مراجعة التنبيهات يوميًا
راقب المستندات القاربة على الانتهاء بانتظام.
3. استخدام الفلاتر بفعالية
استخدم الفلاتر للعثور بسرعة على المستندات المطلوبة.
4. توثيق جميع التغييرات
تأكد من توثيق أي تعديلات على المستندات.
تطبيق أفضل الممارسات يضمن تنظيمًا جيدًا وامتثالًا قانونيًا كاملاً.
ملخص القسم
صفحة الوثائق والشهادات هي مركز إدارة جميع المستندات الرسمية الخاصة بالموظفين داخل الشركة. توفر الوحدة أدوات قوية لتنظيم وأرشفة الملفات، تتبع تواريخ الانتهاء، والوصول السريع لأي وثيقة. من خلال هذه الصفحة، يمكن لقسم HR ضمان الامتثال القانوني، تقليل الأخطاء الإدارية، وزيادة احترافية إدارة الموارد البشرية.