الاستبيانات
نظام الاستبيانات داخل نظام الـ HR
نظام الاستبيانات هو أداة ذكية تُستخدم لقياس آراء الموظفين وجمع البيانات المهمة التي تساعد الإدارة في:
- ✔ تحسين جودة بيئة العمل: من خلال معرفة درجة رضا الموظفين عن الإدارة، فريق العمل، الرواتب، التدريب… إلخ.
- ✔ قياس فعالية البرامج الداخلية في الشركة: مثل: الدورات التدريبية – الاجتماعات – الحملات الداخلية.
- ✔ دعم اتخاذ القرار: لأن النظام يعرض نتائج دقيقة تساعد الإدارة على فهم نقاط القوة والضعف داخل المؤسسة.
- ✔ التواصل مع الموظفين بطريقة منظمة: من خلال إرسال استبيانات دورية وجمع الردود بشكل تلقائي.
استخدام الاستبيانات بانتظام يساعد في تحسين بيئة العمل وزيادة رضا الموظفين.
الصفحة الرئيسية للاستبيانات
الصفحة تُظهر:
1. عدد الاستبيانات المغلقة
تعني الاستبيانات التي انتهت مدتها ولم تعد متاحة للموظفين.
2. عدد المسودات
استبيانات تم إنشاؤها ولكن لم يتم نشرها بعد.
3. إجمالي المشاركات
عدد الردود التي قام بها الموظفون على جميع الاستبيانات.
4. الاستبيانات النشطة
الاستبيانات المفتوحة حاليًا وتقبل الردود.
5. قائمة الاستبيانات
كل استبيان يظهر معه:
- نسبة الإكمال: نسبة الموظفين الذين أكملوا الاستبيان
- عدد المشاركين: عدد الموظفين الذين شاركوا
- تاريخ الإغلاق: متى سيتم إغلاق الاستبيان
- زر المشاركة: لمشاركة الاستبيان
- زر عرض النتائج: لعرض النتائج والتحليلات
المؤشرات السريعة توفر نظرة عامة فورية على حالة جميع الاستبيانات في النظام.
مميزات صفحة الاستبيانات
1. واجهة سهلة الاستخدام
تسمح بإنشاء وإدارة الاستبيانات بدون أي تعقيد.
2. دعم اللغتين (عربي – إنجليزي)
لكل سؤال عنوان ووصف بكل لغة.
3. أنواع متعددة للأسئلة
نصية – اختيار من متعدد – نعم/لا – تقييم – وغيرها.
4. إمكانية جعل السؤال إلزاميًا
لمنع تجاوز سؤال مهم.
5. متابعة نسبة المشاركة
ومعرفة من قام بالرد ومن لم يرد.
6. عرض نتائج الاستبيان بشكل تحليلي
لتسهيل اتخاذ القرار.
استخدام أنواع مختلفة من الأسئلة يساعد في جمع معلومات شاملة ودقيقة.
خطوات إنشاء استبيان جديد
الخطوة 1: إدخال معلومات الاستبيان الأساسية
يجب إدخال البيانات التالية:
- عنوان الاستبيان بالعربي: العنوان الرئيسي
- عنوان الاستبيان بالإنجليزي: العنوان باللغة الإنجليزية
- وصف بالعربي: وصف مختصر للاستبيان
- وصف بالإنجليزي: الوصف باللغة الإنجليزية
- عدد المشاركات المستهدفة (اختياري): عدد الموظفين المستهدفين
- تاريخ الإغلاق: متى سيتم إغلاق الاستبيان
ثم الضغط على التالي.
تأكد من تحديد تاريخ إغلاق مناسب لإعطاء الموظفين وقتاً كافياً للمشاركة.
الخطوة 2: إضافة الأسئلة
كما بالصورة، يمكن إضافة الأسئلة مع:
- نوع السؤال: اختيار نوع السؤال المناسب
- السؤال بالعربي: نص السؤال بالعربية
- السؤال بالإنجليزي: نص السؤال بالإنجليزية
- إلزامي: تحديد إذا كان السؤال إلزاميًا
- الخيارات: في حالة الأسئلة متعددة الخيارات
إضافة أسئلة متنوعة يساعد في جمع معلومات شاملة من الموظفين.
إضافة الإجابات (في حال كان نوع السؤال اختيار من متعدد)
إذا اخترتِ نوع سؤال مثل:
- Multiple Choice: اختيار متعدد
- Single Select: اختيار واحد
سيظهر لكِ حقول لإضافة:
- الخيارات بالعربي: الخيارات باللغة العربية
- الخيارات بالإنجليزي: الخيارات باللغة الإنجليزية
مع إمكانية:
- إضافة خيار جديد: إضافة المزيد من الخيارات
- حذف خيار: حذف خيار غير مرغوب
- ترتيب الخيارات: ترتيب الخيارات حسب الأهمية
تأكد من إضافة خيارات واضحة ومتنوعة تغطي جميع الاحتمالات.
نشر الاستبيان
بعد الانتهاء من جميع الأسئلة يظهر لكِ زر:
✔ نشر الاستبيان
وتعني أن الاستبيان أصبح متاحًا للموظفين.
✔ حفظ كمسودة
إذا أردتِ الرجوع لاحقًا لإكماله.
تأكد من مراجعة جميع الأسئلة قبل النشر لضمان دقة الاستبيان.
بعد نشر الاستبيان – ماذا يحدث؟
ستظهر الاستبيانات في الصفحة الرئيسية كما في الصورة:
للموظف:
- الإجابة على الاستبيان من صفحته الشخصية: سهولة الوصول
- رؤية الوقت المتبقي للإغلاق: معرفة الوقت المتاح
- إرسال رد واحد فقط (حسب الإعدادات): منع التكرار
للمدير:
- رؤية نسبة الإكمال: متابعة المشاركة
- تحليل النتائج: فهم الآراء
- تصدير البيانات (Excel – PDF): للتقارير
- إغلاق الاستبيان قبل موعده: إذا لزم الأمر
بعد النشر، يمكن للموظفين البدء في الإجابة فوراً، ويمكن للمدير متابعة النتائج في الوقت الفعلي.
أهمية الاستبيانات داخل HR
1. تحليل ثقافة الشركة
تعرف الإدارة مدى رضا الموظفين وتحدد التحديات بدقة.
2. زيادة المشاركة
الاستبيانات تُشعر الموظف أنّ رأيه مهم.
3. دعم التخطيط الإداري
تحديد نقاط تحتاج تدخل مثل: ضعف التدريب – ساعات العمل – الرواتب.
4. تحسين تجربة الموظف
من خلال جمع رأيه بشكل دوري.
الاستبيانات تعتبر أداة أساسية لتحسين بيئة العمل وزيادة رضا الموظفين.
شرح أنواع الأسئلة داخل نظام الاستبيان
1. سؤال اختيار متعدد (Multiple Choice)
التعريف:
يسمح للمستخدم باختيار أكثر من إجابة من مجموعة خيارات.
الاستخدام:
- عند الرغبة في معرفة عدة أسباب أو آراء للموظف.
- مناسب للأسئلة التي ليس لها إجابة واحدة فقط.
مثال:
ما هي أكثر الأشياء التي ترغب في تحسينها داخل الشركة؟
- الرواتب
- ساعات العمل
- بيئة المكتب
- التواصل الداخلي
- التدريب
الموظف يستطيع اختيار أكثر من خيار.
استخدم الأسئلة متعددة الخيارات عندما تريد معرفة عدة آراء أو أسباب من الموظف.
2. سؤال نعم/لا (Yes / No)
التعريف:
سؤال بسيط ذو إجابة مباشرة بنعم أو لا.
الاستخدام:
- أسئلة التحقق
- قياس الرضا المبدئي
- التأكد من حدوث شيء معين
مثال:
هل تشعر بأنك تتلقى الدعم الكافي من مديرك المباشر؟
الإجابات:
- نعم
- لا
الأسئلة نعم/لا مناسبة للأسئلة البسيطة التي تحتاج إجابة مباشرة.
3. سؤال التقييم بالنجوم (Star Rating)
التعريف:
يسمح للموظف بتقييم أمر ما من 1 ⭐ إلى 5 ⭐.
الاستخدام:
- تقييم جودة التدريب
- تقييم بيئة العمل
- تقييم مدير الفريق
- تقييم الخدمات الإدارية
مثال:
ما هو تقييمك العام لبيئة العمل داخل الشركة؟
(⭐⭐⭐⭐⭐ — 5 نجوم)
التقييم بالنجوم يساعد في قياس الرضا بشكل سريع وواضح.
4. سؤال اختيار واحد (Single Choice)
التعريف:
سؤال يحتوي على عدة خيارات لكن الموظف يختار خيارًا واحدًا فقط.
الاستخدام:
- تحديد اختيار دقيق
- عندما تكون هناك إجابة واحدة فقط صحيحة أو مقصودة
مثال:
أي قسم تعمل به داخل الشركة؟
- الدعم الفني
- البرمجيات
- الموارد البشرية
- المبيعات
الموظف يختار خيارًا واحدًا فقط.
5. سؤال إجابة نصية (Text Answer)
التعريف:
يسمح للموظف بكتابة إجابة مفتوحة بدون قيود.
الاستخدام:
- كتابة اقتراحات
- شرح أسباب
- إضافة ملاحظات
مثال:
اذكر أي اقتراحات تود مشاركتها لتحسين بيئة العمل في الشركة.
الأسئلة النصية قد تحتاج وقتاً أطول للمراجعة والتحليل، لذا استخدمها بحكمة.
مثال كامل لاستبيان يحتوي على كل أنواع الأسئلة
🎯 اسم الاستبيان
تقييم رضا الموظفين عن بيئة العمل والخدمات الداخلية
📄 وصف الاستبيان
يهدف هذا الاستبيان إلى قياس مستوى رضا الموظفين عن بيئة العمل، الخدمات الإدارية، والتواصل الداخلي داخل الشركة، وذلك للمساعدة في تحسين تجربة الموظف ودعم قرارات التطوير.
📝 قائمة الأسئلة (جميع الأنواع)
السؤال 1 — تقييم نجوم ⭐⭐⭐⭐⭐
ما هو تقييمك العام لبيئة العمل داخل الشركة؟
⭐⭐⭐⭐⭐ (5)
⭐⭐⭐⭐ (4)
⭐⭐⭐ (3)
⭐⭐ (2)
⭐ (1)
- نوع السؤال: تقييم بالنجوم
- إلزامي: نعم
السؤال 2 — اختيار واحد (Single Choice)
كيف تصف علاقتك بزملائك داخل الفريق؟
-
ممتازة
-
جيدة
-
متوسطة
-
تحتاج لتحسين
-
نوع السؤال: اختيار واحد
-
إلزامي: نعم
السؤال 3 — اختيار متعدد (Multiple Choice)
ما هي الجوانب التي ترغب في تحسينها داخل الشركة؟ (يمكن اختيار عدة إجابات)
-
الرواتب
-
ساعات العمل
-
بيئة المكتب
-
التدريب والتطوير
-
التواصل الإداري
-
سياسات الموارد البشرية
-
نوع السؤال: اختيار متعدد
-
إلزامي: لا
السؤال 4 — سؤال نعم/لا (Yes/No)
هل تشعر أن الإدارة تستمع لاقتراحات الموظفين بجدية؟
-
نعم
-
لا
-
نوع السؤال: Yes/No
-
إلزامي: نعم
السؤال 5 — إجابة نصية (Text Answer)
اذكر أكثر اقتراح ترغب في تطبيقه لتحسين بيئة العمل.
- نوع السؤال: إجابة نصية
- إلزامي: لا
هذا المثال يوضح استبياناً شاملاً يستخدم جميع أنواع الأسئلة لجمع معلومات متنوعة.
كيف يظهر الاستبيان بعد البناء (كما في النظام)؟
✔ الصورة الأولى: إدخال بيانات الاستبيان
(العنوان – الوصف – المشاركات المستهدفة – تاريخ الإغلاق)
✔ الصورة الثانية: إضافة الأسئلة
تختارين نوع السؤال ثم:
- تكتبين السؤال بالعربي
- ثم بالإنجليزي
- تضيفين خيارات في الأسئلة التي تحتاج خيارات
- تضغطين "إضافة السؤال"
- تكملين بقية الأسئلة حتى تنتهي
✔ آخر خطوة: نشر الاستبيان
يمكن نشره أو حفظه كمسودة.
راجع الاستبيان قبل النشر للتأكد من صحة جميع الأسئلة والإجابات.
مثال منسّق يمكنك نسخه كما هو داخل النظام
📌 بيانات الاستبيان
- العنوان: تقييم رضا الموظفين عن بيئة العمل
- الوصف: يهدف هذا الاستبيان إلى قياس مستوى رضا الموظفين لتحسين العمليات الداخلية.
- عدد المشاركات المستهدفة: 50
- تاريخ الإغلاق: 2026-02-10
📌 الأسئلة
⭐ سؤال 1 (تقييم نجوم)
ما هو تقييمك العام لبيئة العمل داخل الشركة؟
⭐⭐⭐⭐⭐
🔘 سؤال 2 (اختيار واحد)
كيف تصف علاقتك بزملائك؟
- ممتازة
- جيدة
- متوسطة
- سيئة
☑ سؤال 3 (اختيار متعدد)
ما الجوانب التي ترغب في تحسينها داخل الشركة؟
- التدريب
- الرواتب
- الوقت المرن
- بيئة المكتب
❓ سؤال 4 (نعم/لا)
هل تشعر أن الإدارة تستمع لاقتراحات الموظفين؟
- نعم
- لا
📝 سؤال 5 (إجابة نصية)
اذكر اقتراحًا واحدًا يساعد على تحسين بيئة العمل
ملخص نتائج استبيان "رضا الموظفين عن بيئة العمل"
🔹 المشاركات:
40 من 50 موظف → 80%
🔹 الرضا العام:
⭐⭐⭐ 3.7 من 5
🔹 أهم النقاط الإيجابية:
- علاقة الموظفين ببعض قوية
- بيئة المكتب مناسبة
- الرواتب جيدة
🔹 أهم النقاط السلبية:
- ضعف التواصل مع الإدارة
- عدم كفاية التدريب
- تأخر الرد على الطلبات
🔹 اقتراحات الموظفين:
- عمل اجتماع شهري للتواصل
- تحسين نظام التدريب
- تحسين استجابة الإدارة
هذا المثال يوضح كيفية تحليل نتائج الاستبيان واستخراج النقاط المهمة.
أنواع أسئلة إضافية
سؤال Likert Scale
أوافق على أنني أحصل على الدعم المطلوب من مديري المباشر.
الاختيارات:
- أوافق بشدة
- أوافق
- محايد
- لا أوافق
- لا أوافق بشدة
سؤال التقييم بالمقياس (Scale Rating)
قيّم مستوى رضاك عن سرعة الرد على الطلبات الإدارية.
المدى:
- 1 = غير راضٍ تمامًا
- 10 = راضٍ جدًا
متوسط رضا الموظفين: ⭐ 4.2 من 5
استخدام مقاييس مختلفة يساعد في جمع معلومات دقيقة ومتنوعة.
تحليل نتائج الاستبيان
🔹 السؤال 1 – تقييم نجوم:
متوسط رضا الموظفين: ⭐ 4.2 من 5
🔹 السؤال 2 – نعم / لا:
- نعم: 65%
- لا: 35%
🔹 السؤال 3 – اختيار جانب لتحسينه:
- التواصل الداخلي → 40% (أكثر اختيار)
- التدريب والتطوير → 25%
- الرواتب والمزايا → 20%
- بيئة العمل → 10%
- ساعات العمل → 5%
🔹 السؤال 4 – اختيار متعدد:
أكثر الأدوات المطلوبة:
- برامج تدريبية – 60%
- لابتوب أفضل – 55%
- معدات مكتبية – 40%
🔹 السؤال 5 – الإجابات النصية
أكثر اقتراحات تكررت:
- عمل اجتماع شهري مع الإدارة
- تحسين أجهزة الكمبيوتر
- زيادة عدد الدورات التدريبية
- تحسين سرعة الرد على الطلبات
🔹 السؤال 6 – Likert:
- 54% موافقون أو موافقون بشدة
- 30% محايد
- 16% غير موافقين — تحتاج اهتمام
🔹 السؤال 7 – تقييم سرعة الرد:
5.8 من 10 (يحتاج تحسين بشكل واضح)
النتائج التي تشير إلى مشاكل واضحة تحتاج إلى متابعة فورية من الإدارة.
ماذا تعرض صفحة النتائج بالتفصيل؟
🔹 1. نسبة المشاركة
توضّح عدد الموظفين اللي شاركوا مقارنة بعددهم المطلوب.
مثال: "شارك 20 من أصل 50 موظف — معدل المشاركة 40%"
🔹 2. معدل الإكمال (Completion Rate)
النسبة المئوية للموظفين اللي جاوبوا كل الأسئلة في الاستبيان.
🔹 3. ملخص شامل (Summary)
يشمل:
- متوسط التقييم العام: المعدل العام للرضا
- نسبة الإجابات الإيجابية: النسبة المئوية للإجابات الإيجابية
- نسبة الإجابات السلبية: النسبة المئوية للإجابات السلبية
- أكثر الأسئلة اللي حصلت على أعلى تقييم: النقاط القوية
- الأسئلة اللي حصلت على أقل تقييم (نقاط الخلل): النقاط التي تحتاج تحسين
🔹 4. تحليل السؤال بسؤال
كل سؤال يتم عرضه مع تحليل إجاباته:
⭐ لو السؤال تقييم نجوم:
يظهر:
- متوسط عدد النجوم: المعدل العام
- عدد الموظفين اللي اختاروا كل مستوى: التوزيع التفصيلي
- مخطط بياني يوضح التوزيع: عرض بصري
🔘 لو السؤال اختيار واحد أو متعدد:
يظهر:
- نسبة اختيار كل إجابة: النسب المئوية
- ترتيب الإجابات من الأكثر للأقل: الترتيب حسب الشعبية
- Pie chart أو Bar chart: عرض بياني
❓ لو السؤال نعم/لا:
يظهر:
- نسبة "نعم": النسبة المئوية
- نسبة "لا": النسبة المئوية
- تحليل هل الرضا مرتفع أم منخفض: التقييم العام
📝 لو السؤال نصي (تعليقات):
تظهر كل الإجابات النصية مع إمكانية:
- قراءة اقتراحات الموظفين: مراجعة الاقتراحات
- تصنيفها: تنظيم الاقتراحات
- استخراج نقاط مهمة وتكرّرت: تحديد المواضيع المشتركة
🔹 5. عرض الإحصائيات بشكل رسومي
مثل:
- الرسوم البيانية: Line charts
- الأعمدة: Bar charts
- الدوائر: Pie charts
دي بتمكّن الإدارة من رؤية كل شيء في ثواني بدون قراءة تفاصيل كثيرة.
🔹 6. إمكانية تصدير النتائج
قد تختلف حسب النظام، لكن عادة:
- Export PDF: تصدير كملف PDF
- Export Excel: تصدير كملف Excel
- مشاركة التقرير مع المديرين: مشاركة النتائج
استخدام التقارير والرسوم البيانية يساعد في فهم النتائج بسرعة واتخاذ قرارات مدروسة.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
يتكامل نظام الاستبيانات مع:
1. نظام الموظفين
ربط الاستبيانات بملف الموظف الشخصي.
2. نظام الإشعارات
إرسال إشعارات عند نشر استبيان جديد أو اقتراب موعد الإغلاق.
3. نظام التقارير
إنشاء تقارير شاملة عن نتائج الاستبيانات.
4. نظام الأداء
ربط نتائج الاستبيانات بتقييم الأداء.
التكامل مع الأنظمة الأخرى يضمن تدفق المعلومات بسلاسة واستخدام النتائج في تحسين العمليات.
أفضل الممارسات
1. تصميم استبيانات واضحة
استخدم أسئلة واضحة ومباشرة.
2. تحديد أهداف واضحة
حدد الهدف من الاستبيان قبل إنشائه.
3. استخدام أنواع متنوعة من الأسئلة
جمع معلومات شاملة من مصادر مختلفة.
4. متابعة النتائج بانتظام
راجع النتائج واتخذ إجراءات بناءً عليها.
تطبيق أفضل الممارسات يضمن جمع معلومات دقيقة واتخاذ قرارات فعالة.
ملخص القسم
تتيح صفحة الاستبيانات إنشاء وإدارة استبيانات الموظفين بجميع أنواعها، ومتابعة معدلات المشاركة، وتحليل النتائج بدقة لدعم اتخاذ القرارات وتحسين بيئة العمل. من خلال هذا النظام، يمكن للإدارة فهم آراء الموظفين، تحديد نقاط القوة والضعف، واتخاذ قرارات مدروسة لتحسين تجربة الموظف.