الإعلانات
ما هي الإعلانات داخل نظام الـ HR؟
الإعلانات هي وسيلة تواصل داخلية رسمية تُستخدم لإرسال رسائل مهمة إلى جميع الموظفين أو فئة محددة منهم.
تساعد الإدارة على إبلاغ الموظفين بالتحديثات – القرارات – السياسات – الأخبار – التغييرات – التوجيهات بشكل فوري وموثق.
استخدام الإعلانات بانتظام يساعد في تحسين التواصل الداخلي وضمان وصول المعلومات لجميع الموظفين.
أهمية الإعلانات في النظام
1. تعزيز التواصل الداخلي داخل الشركة
ضمان وصول المعلومات لجميع الموظفين بشكل منظم.
2. إيصال المعلومات الرسمية بسرعة
ومن مصدر واحد موثوق.
3. ضمان أن جميع الموظفين استلموا محتوى الإعلان
تأكيد وصول الرسالة.
4. متابعة من قرأ الإعلان ومن لم يقرأه بسهولة
تتبع حالة القراءة.
5. ربط الإعلان بنظام الإشعارات
لتنبيه الموظفين فورًا.
6. حفظ الإعلانات كأرشيف
يمكن الرجوع إليه لاحقًا.
الإعلانات تعتبر أداة أساسية للتواصل الرسمي داخل الشركة.
صفحة الإعلانات (Announcements)
هذه الصفحة هي مركز إدارة جميع الإعلانات داخل الشركة.
ماذا تقدّم صفحة الإعلانات؟
- عرض كل الإعلانات التي تم نشرها سابقًا: سجل كامل
- إمكانية إرسال إعلان جديد: إنشاء إعلانات جديدة
- معرفة عدد الإعلانات: "العاجلة – الجديدة – العامة"
- متابعة حالة قراءة كل إعلان: تتبع القراءة
استخدم الصفحة بانتظام لمتابعة جميع الإعلانات وضمان وصولها للموظفين.
محتويات الصفحة
1. زر إعلان جديد
لإنشاء إعلان جديد.
2. قائمة بكل الإعلانات السابقة
عرض جميع الإعلانات المنشورة.
3. لكل إعلان يظهر:
- عنوان الإعلان: العنوان الرئيسي
- محتوى موجز: ملخص المحتوى
- الأولوية: (عاجلة / جديدة / عامة)
- تاريخ الإرسال: متى تم الإرسال
- اسم المرسل: من أرسل الإعلان
العرض المنظم يساعد في العثور بسرعة على الإعلانات المطلوبة.
إنشاء إعلان جديد (Create Announcement)
عند الضغط على "إعلان جديد" تظهر صفحة إضافة إعلان تشمل:
حقول إنشاء الإعلان
1. العنوان
اسم الإعلان مثل: "تحديث سياسة الدوام".
2. المحتوى
النص الكامل للإعلان.
3. الأولوية
- عادية: إعلانات عامة
- عالية: إعلانات مهمة
- عاجلة: إعلانات تحتاج انتباه فوري
4. إرسال للجميع أو لموظفين محددين
- تشغيل الزر → إرسال لجميع الموظفين
- إيقافه → تظهر قائمة لاختيار موظفين معيّنين
5. إرفاق ملفات (اختياري)
رفع ملفات PDF، صور، مستندات… إلخ.
6. زر الإرسال
بعد الضغط يتم:
- إنشاء الإعلان: حفظ في النظام
- إرسال إشعار للموظفين: تنبيه فوري
- توثيق الإعلان داخل النظام: حفظ في الأرشيف
تأكد من مراجعة المحتوى قبل الإرسال لضمان دقة المعلومات.
صفحة تفاصيل الإعلان (Announcement Details)
هذه الصفحة تظهر عند الضغط على إعلان لمراجعته.
ماذا تحتوي صفحة تفاصيل الإعلان؟
1. بيانات الإعلان الأساسية
- تاريخ الإرسال: متى تم الإرسال
- المرسل: من أرسل الإعلان
- الموظفون المستلمون: قائمة المستلمين
2. إحصائيات القراءة (كما في الصورة)
- عدد من قرأ الإعلان: عدد القراء
- عدد من لم يقرأ: عدد غير القراء
- إجمالي عدد المستلمين: العدد الكلي
- نسبة القراءة %: النسبة المئوية
3. عرض قائمة الأسماء
- من قرأ الإعلان: قائمة القراء
- من لم يقرأ الإعلان: قائمة غير القراء
4. الإجراءات
- حذف الإعلان: إزالة الإعلان
- إغلاق الصفحة: العودة للقائمة
استخدم صفحة التفاصيل لمتابعة حالة القراءة وضمان وصول الإعلان لجميع الموظفين.
صفحة الإشعارات (Notifications)
صفحة الإشعارات هي لوحة عرض لجميع التنبيهات الواردة للموظف من جميع أجزاء النظام مثل:
- الموافقة على سلفة: إشعارات الموافقات
- رفض طلب إجازة: إشعارات الرفض
- استلام عهدة: إشعارات العهد
- إعلان جديد: إشعارات الإعلانات
- قبول أو رفض طلب إضافي: إشعارات العمل الإضافي
- تنبيهات الأداء أو التدريب: إشعارات الأداء
صفحة الإشعارات توفر مركزاً موحداً لجميع التنبيهات الواردة للموظف.
مميزات صفحة الإشعارات
1. عرض عدد الإشعارات غير المقروءة بشكل ظاهر
مؤشر واضح للإشعارات الجديدة.
2. إمكانية تحديد نوع الإشعارات
(الكل – غير مقروء – مقروء)
3. إمكانية مسح الإشعارات أو وضعها كمقروء
إدارة الإشعارات بسهولة.
4. كل إشعار يظهر
- النوع: نوع الإشعار
- التاريخ: تاريخ الإشعار
- محتوى الإشعار: نص الإشعار
- الحالة: (مقروء / غير مقروء)
راجع الإشعارات بانتظام للبقاء على اطلاع بجميع التحديثات المهمة.
مميزات الإعلانات والإشعارات داخل النظام
1. تواصل فوري
إرسال رسائل فورية لجميع الموظفين.
2. تتبع القراءة
معرفة من قرأ الإعلان ومن لم يقرأه.
3. إرفاق ملفات
إمكانية إرفاق مستندات وملفات.
4. تحديد الأولوية
تصنيف الإعلانات حسب الأهمية.
5. استهداف محدد
إرسال لجميع الموظفين أو فئة محددة.
6. أرشيف كامل
حفظ جميع الإعلانات للرجوع إليها.
جميع هذه المميزات تجعل نظام الإعلانات أداة قوية للتواصل الداخلي.
مثال كامل لإعلان حقيقي بداخل النظام
العنوان:
تحديث سياسة الدوام الرسمي
المحتوى:
نود إبلاغ جميع الموظفين بأنه تم تحديث سياسة الدوام اعتباراً من تاريخ 5 يناير 2025 ليصبح الدوام من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً مع اعتماد نظام المرونة الجديد.
يرجى من الجميع الاطلاع على السياسة الجديدة والالتزام بها.
مع التحية
قسم الموارد البشرية
الإرسال:
- ✔ إرسال للجميع: جميع الموظفين
- ✔ أولوية: عالية: إعلان مهم
- ✔ مرفق: ملف PDF يحتوي على تفاصيل السياسة
بعد الإرسال يظهر:
- إرسال إشعار لجميع الموظفين: تنبيه فوري
- يظهر الإعلان في الصفحة: في قائمة الإعلانات
- إحصائيات القراءة: (من قرأ / لم يقرأ)
هذا المثال يوضح كيفية إنشاء إعلان شامل مع جميع التفاصيل المطلوبة.
أنواع الإعلانات
1. إعلانات عاجلة
تحتاج انتباه فوري من الموظفين.
مثال: تغيير مفاجئ في مواعيد العمل.
2. إعلانات عالية الأولوية
مهمة ولكن ليست عاجلة.
مثال: تحديث سياسة الشركة.
3. إعلانات عامة
معلومات عامة للموظفين.
مثال: أخبار الشركة أو الفعاليات.
استخدم الأولويات بشكل صحيح لضمان وصول الإعلانات المهمة بسرعة.
استهداف الإعلانات
1. إرسال للجميع
جميع الموظفين في الشركة.
2. إرسال لقسم محدد
موظفون قسم معين فقط.
3. إرسال لموظفين محددين
اختيار موظفين معينين.
الاستهداف الدقيق يساعد في إرسال الإعلانات المناسبة للموظفين المناسبين.
إرفاق الملفات
أنواع الملفات المدعومة:
- PDF: المستندات الرسمية
- صور: الصور والرسوم التوضيحية
- مستندات Word: المستندات النصية
- Excel: الجداول والبيانات
تأكد من أن الملفات المرفقة واضحة ويمكن قراءتها بسهولة.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
يتكامل نظام الإعلانات مع:
1. نظام الموظفين
جلب بيانات الموظفين تلقائياً.
2. نظام الإشعارات
إرسال إشعارات فورية عند نشر إعلان.
3. نظام التقارير
إنشاء تقارير عن الإعلانات المرسلة.
4. نظام الأرشيف
حفظ جميع الإعلانات للرجوع إليها.
التكامل مع الأنظمة الأخرى يضمن تدفق المعلومات بسلاسة.
أفضل الممارسات
1. كتابة عناوين واضحة
استخدم عناوين واضحة ومباشرة.
2. محتوى مختصر ومفيد
اكتب محتوى مختصر يركز على المعلومات المهمة.
3. تحديد الأولوية بشكل صحيح
استخدم الأولويات بشكل مناسب.
4. متابعة حالة القراءة
راقب من قرأ الإعلان ومن لم يقرأه.
5. إرفاق ملفات عند الحاجة
أرفق الملفات المهمة عند الحاجة.
تطبيق أفضل الممارسات يضمن فعالية الإعلانات ووصولها للموظفين.
أمثلة إضافية
مثال 2: إعلان عن اجتماع
العنوان: دعوة لحضور اجتماع عمل
المحتوى:
نود دعوتكم لحضور اجتماع عمل رسمي لمناقشة خطة العمل للربع القادم.
التاريخ: 15 يناير 2025
الوقت: 10:00 صباحاً
المكان: قاعة الاجتماعات الرئيسية
حضوركم مهم لضمان استكمال المناقشات.
مع التحية
الإدارة
الأولوية: عالية
مثال 3: إعلان ترحيبي
العنوان: ترحيب بالموظفين الجدد
المحتوى:
نود الترحيب بجميع الموظفين الجدد الذين انضموا إلينا هذا الشهر.
نتمنى لكم رحلة عمل ناجحة ومثمرة معنا.
مع التحية
قسم الموارد البشرية
الأولوية: عامة
هذه الأمثلة توضح كيفية استخدام الإعلانات في حالات مختلفة.
ملخص القسم
الإعلانات في نظام HR هي أداة تواصل رسمية تساعد الإدارة على نشر الأخبار والسياسات والتنبيهات للموظفين مع إمكانية معرفة من قرأ الإعلان ومن لم يقرأه، وإنشاء إعلانات بسهولة مع دعم الإرفاق وتحديد الأولوية وتحديد الموظفين المستلمين. من خلال هذا النظام، يمكن للإدارة ضمان وصول المعلومات لجميع الموظفين بشكل منظم وفعال.