المستخدمون
أهمية صفحة المستخدمون والموظفون داخل النظام
صفحة المستخدمون والموظفون هي الركيزة الأساسية لإدارة العنصر البشري داخل الشركة، لأنها المكان الذي يتم من خلاله:
إنشاء ملفات الموظفين
- إضافة بياناتهم الشخصية: المعلومات الأساسية
- تحديد أقسامهم: الربط بالأقسام
- تعيين المديرين: تحديد المسؤول
- إضافة تفاصيل العقود والرواتب: البيانات المالية
- رفع المستندات الرسمية: الوثائق
- تعيين الدور الوظيفي والصلاحيات: الصلاحيات
ربط الموظف بجميع أجزاء النظام
التحكم الكامل في الهيكلة البشرية للشركة.
بدون هذه الصفحة لا يمكن للنظام العمل لأنها تعطي هوية لكل موظف داخل النظام.
صفحة المستخدمون تعتبر الأساس الذي يبني عليه النظام جميع الوظائف الأخرى.
شرح شاشة المستخدمون والموظفون (الصفحة الرئيسية)
تتضمن الصفحة:
1. زر "إضافة موظف"
ينقلك إلى نموذج شامل من 4 خطوات لإضافة موظف جديد (سوف نشرحه بالتفصيل بعد قليل).
2. زر "استيراد جماعي"
يتيح رفع ملف Excel / CSV يحتوي على بيانات الموظفين دفعة واحدة—مفيد عند بدء تشغيل النظام لأول مرة.
3. شريط البحث
يمكن البحث بالاسم – القسم – رقم الهوية – الكود الوظيفي.
4. الفلاتر
حسب:
- الحالة: (نشط – غير نشط)
- القسم: فلترة حسب الأقسام
- نوع الوظيفة: (دوام كامل – جزئي – تدريب)
- المدير: فلترة حسب المدير
هذه الفلاتر مهمة جدًا في الشركات الكبيرة.
5. جدول الموظفين
يوضح:
- الصورة: صورة الموظف
- اسم الموظف: الاسم الكامل
- البريد الإلكتروني: البريد
- رقم الهاتف: رقم الاتصال
- رقم الهوية: رقم الهوية
- الكود الوظيفي: الرقم التعريفي
- المسمى الوظيفي: الوظيفة
- القسم: القسم التابع
- مدة العقد: فترة العقد
- الحالة: (نشط – غير نشط)
يمكن الضغط على أي موظف لفتح صفحة تفاصيل الموظف.
الفلاتر والبحث يساعدان في العثور بسرعة على الموظفين المطلوبين.
إضافة موظف جديد – خطوات تفصيلية
صفحة إضافة موظف تنقسم إلى 4 مراحل واضحة، وكل مرحلة لها هدف محدد.
المرحلة 1: البيانات الشخصية
تشمل:
- الاسم الأول (إنجليزي + عربي): الاسم الشخصي
- اسم العائلة (إنجليزي + عربي): اسم العائلة
- البريد الإلكتروني: البريد الرسمي
- رقم الهاتف: رقم الاتصال
مميزاتها:
- إنشاء حساب دخول للموظف تلقائيًا: حساب تلقائي
- البيانات تظهر في كافة التقارير: تكامل كامل
- البريد مهم لإرسال الإشعارات والطلبات: التواصل
تأكد من إدخال البريد الإلكتروني بشكل صحيح لأنه يستخدم لإنشاء الحساب وإرسال الإشعارات.
المرحلة 2: الوظيفة والتنظيم
تتضمن:
- المسمى الوظيفي (عربي + إنجليزي): الوظيفة
- تحديد القسم: الربط بالقسم
- تحديد المدير المباشر: تعيين المدير
- نوع الوظيفة: (دوام كامل – جزئي – تدريب)
- حالة الموظف: (نشط – غير نشط)
هنا تتم العلاقة المهمة بين:
الموظف ← القسم ← المدير ← دور الوظيفة
اختيار القسم والمدير بشكل صحيح يضمن ربط الموظف بالهيكل التنظيمي بشكل دقيق.
المرحلة 3: العقد والراتب
تشمل:
- كود الموظف: الرقم التعريفي
- رقم الهوية: رقم الهوية
- تاريخ التعيين: تاريخ البدء
- مدة العقد: فترة العقد
- فترة الراتب: (شهري – أسبوعي)
- العملة: (جنيه – ريال – دولار)
- الراتب الأساسي: الراتب الأساسي
- الأجر بالساعة: الأجر بالساعة
هذه البيانات تغذّي:
- نظام الرواتب: حساب الرواتب
- التقارير المالية: التحليل المالي
- الرؤى الذكية: التحليل الذكي
المرحلة 4: الأدوار والمستندات
تشمل:
تعيين دور الموظف
مثل:
- موظف
- مدير قسم
- HR
- محاسب
- مدير نظام
🟦 الدور يعطى للموظف صلاحيات النظام كاملة أو جزئية حسب حاجة عمله.
رفع المستندات الرسمية
- العقد: عقد العمل
- بطاقة الهوية: الهوية الشخصية
- صورة الموظف: الصورة الشخصية
- أي مستند إضافي: مستندات أخرى
تُستخدم في:
- إثبات الهوية: التحقق
- مراجعات قانونية: الامتثال
- إدارة المستندات: الأرشفة
رفع المستندات بشكل صحيح يضمن الامتثال القانوني وحماية الشركة.
صفحة تفاصيل الموظف
بعد الضغط على أي موظف تظهر صفحة شاملة تتضمن:
- القسم: القسم التابع
- المسمى الوظيفي: الوظيفة
- تاريخ التعيين: تاريخ البدء
- الحالة: (نشط – غير نشط)
- الراتب: الراتب الأساسي
- المدير المباشر: المسؤول
- رصيد الإجازات: رصيد الإجازات
- حالة الحساب: (نشط – في انتظار التفعيل)
- الأجر بالساعة: الأجر بالساعة
- إمكانية التعديل أو الحذف: الإدارة
🟦 كل جزء هنا مرتبط بموديول مختلف من النظام.
صفحة التفاصيل توفر نظرة شاملة عن الموظف وبياناته.
العلاقة بين المستخدمين – الأقسام – الصلاحيات
1. القسم
هو الهيكل التنظيمي للشركة
مثال:
- الدعم الفني
- التسويق
- الموارد البشرية
- المالية
2. الدور الوظيفي (الصلاحيات)
هو ما يحدد ماذا يمكن للموظف فعله داخل النظام
مثل:
- الوصول للرواتب
- الموافقة على طلبات الموظفين
- إصدار الإعلانات
- إدارة الأقسام
- قراءة التقارير
3. المستخدم
هو الموظف الذي يحصل على:
قسم + دور + بيانات + عقد + راتب → يصبح جزءًا من النظام
الربط الصحيح بين القسم والدور والموظف يضمن عمل النظام بشكل دقيق.
لماذا الأقسام والصلاحيات مهمة مع صفحة المستخدمين؟
لأنها تمنح النظام:
1. هيكل تنظيمي واضح
كل موظف يعرف مكانه داخل الشركة.
2. توزيع صلاحيات دقيق
كل موظف يصل فقط لما يحتاجه.
3. سهولة المتابعة والإدارة
التقارير تصبح أكثر دقة لأنها مبنية على هيكلة صحيحة.
الأقسام والصلاحيات مع المستخدمين تشكل نظاماً متكاملاً لإدارة الموارد البشرية.
ما معنى "تنشيط الحساب" للموظف داخل النظام؟
عند إضافة موظف جديد داخل صفحة "المستخدمون والموظفون"، يتم إنشاء حساب مستخدم تلقائيًا له داخل النظام، ولكن هذا الحساب لا يكون جاهزًا للاستخدام إلا بعد تفعيل خطوات محددة.
1. يتم إنشاء حساب للموظف تلقائيًا
النظام يقوم بإنشاء:
- اسم مستخدم (عادة البريد الإلكتروني): معرف الدخول
- رقم تعريف الموظف (Employee Code): الرقم التعريفي
- حالة الحساب = "في انتظار التفعيل": حالة مؤقتة
2. يظهر زر "تنشيط الحساب" أمام الموظف
كما يظهر في صفحة تفاصيل الموظف:
- الحالة: في انتظار التفعيل: حالة مؤقتة
- زر إعادة إرسال تفعيل: إعادة الإرسال
- زر تعديل مباشر: التعديل اليدوي
هذا يعني أن الموظف يحتاج إلى المرور بخطوة إضافية قبل أن يدخل النظام.
تنشيط الحساب ضروري لتمكين الموظف من استخدام النظام.
كيف يتم تفعيل حساب الموظف (Activation Process)؟
هناك طريقتان داخل النظام:
الطريقة الأولى: إرسال رابط التفعيل إلى البريد الإلكتروني
بعد إضافة الموظف، تظهر أمام HR أو المدير:
- 🔘 زر "إعادة إرسال": إعادة الإرسال
- 🔘 أو الرسالة: "الحساب غير مُفعّل": حالة الحساب
خطوات النظام:
- النظام يرسل رسالة إلى بريد الموظف تحتوي على رابط التفعيل: إرسال تلقائي
- الموظف يفتح البريد ويضغط "تفعيل الحساب": تفعيل من الموظف
- ينتقل إلى صفحة "تعيين كلمة المرور": إعداد كلمة المرور
- يدخل كلمة مرور جديدة ويؤكدها: تأكيد كلمة المرور
- يصبح الحساب نشطًا ويمكنه تسجيل الدخول: تفعيل كامل
مميزات هذه الطريقة:
- آمنة جدًا: أمان عالي
- مناسبة للشركات الكبيرة: قابلة للتوسع
- تضمن أن الموظف وحده هو الذي يحدد كلمة المرور: خصوصية
الطريقة الثانية: تفعيل الحساب يدويًا
في بعض الشركات، الموظف لا يستخدم البريد الإلكتروني أو لا يمتلك بريدًا رسميًا.
في هذه الحالة، يمكن لـ HR:
- الضغط على "تفعيل مباشر": تفعيل يدوي
- إدخال كلمة مرور مؤقتة للموظف: كلمة مؤقتة
- إعطاء الموظف هذه الكلمة: تسليم الكلمة
- عند أول تسجيل دخول يُطلب منه تغييرها فورًا: تغيير إلزامي
⭐ وهنا الأمان يبقى محفوظ لأن النظام يجبره على تغييرها بنفسه.
اختر طريقة التفعيل المناسبة حسب بيئة العمل واحتياجات الشركة.
تعيين كلمة السر لأول مرة (First-Time Password Setup)
بعد الضغط على الرابط أو استلام كلمة مرور مؤقتة:
يتم فتح شاشة تحتوي على:
- كلمة المرور الجديدة: إدخال كلمة المرور
- تأكيد كلمة المرور: التأكيد
- سياسة كلمة المرور: (طول معين – أرقام – حروف كبيرة)
بعد الحفظ:
- 🔵 يتم تغيير حالة الحساب إلى "نشط": تفعيل كامل
- 🔵 يتمكّن الموظف من الدخول إلى جميع صفحات النظام حسب صلاحياته: وصول كامل
تأكد من اختيار كلمة مرور قوية لحماية الحساب.
ما علاقة التفعيل بالأدوار (الصلاحيات)؟
عند إضافة الموظف في الخطوة الرابعة، تختارين له:
- مدير: صلاحيات إدارية
- موظف: صلاحيات محدودة
- HR: صلاحيات الموارد البشرية
- محاسب: صلاحيات مالية
- مدير نظام: صلاحيات كاملة
وغيرها…
هذه الصلاحيات لا تصبح فعّالة إلا بعد تفعيل الحساب.
مثال:
- موظف لم يتم تنشيطه → لا يستطيع الدخول ولا رؤية أي صفحة
- نفس الموظف بعد التفعيل → تظهر له صفحة الطلبات – الإجازات – الرواتب… حسب الدور المعيّن له
⭐ التفعيل هو الذي يسمح للنظام بتحميل الصلاحيات والمحتوى داخل الحساب.
التفعيل يربط بين الحساب والصلاحيات المعينة للموظف.
العلاقة بين (القسم – الدور – تنشيط الحساب)
مثال عملي:
موظف في قسم الدعم الفني + دور "موظف" + حساب غير مفعّل
➡ لا يستطيع الدخول
بعد التفعيل:
➡ يستطيع استقبال طلبات العملاء
➡ تقديم طلبات الإجازة
➡ متابعة الحضور
➡ قراءة الرسائل
تفاصيل إضافية مهمّة
1. ماذا يحدث إذا نسي الموظف كلمة المرور؟
داخل شاشة تسجيل الدخول، يوجد:
🔹 "نسيت كلمة المرور؟"
يقوم النظام بإرسال رابط إعادة تعيين كلمة السر تلقائيًا.
2. ماذا يحدث إذا كان البريد الإلكتروني غير صحيح؟
لن يستلم الموظف رسالة التفعيل.
الحل:
- HR تقوم بتعديل البريد داخل صفحة الموظف: التعديل
- ثم تضغط "إعادة إرسال التفعيل": إعادة الإرسال
3. هل يمكن تعطيل حساب الموظف مؤقتًا؟
نعم، من شاشة تفاصيل الموظف:
- تغيير الحالة إلى غير نشط: تعطيل مؤقت
- لن يتمكّن من دخول النظام: منع الدخول
- لكن تبقى بياناته محفوظة بالكامل: حفظ البيانات
4. ماذا يحدث عند حذف الموظف؟
- يتم إلغاء حسابه: إلغاء الحساب
- تُحفظ بياناته في السجلات: أرشفة
- لا يمكن دخول النظام مرة أخرى: منع الدخول
- لا تُحذف بيانات الحضور أو الرواتب (لأسباب قانونية): حفظ قانوني
حذف الموظف يجب أن يتم بحذر مع التأكد من حفظ جميع البيانات المطلوبة قانونياً.
شرح موسّع لخطوات إضافة الموظف
الخطوة 1: البيانات الشخصية
⭐ مهمة لفتح حساب
⭐ البريد الإلكتروني = اسم الدخول
⭐ رقم الهاتف يظهر في ملف الموظف والتواصل الداخلي
الخطوة 2: الوظيفة والتنظيم
⭐ عند اختيار القسم → يتم ربط الموظف تلقائيًا بتقارير هذا القسم
⭐ المدير المباشر هو الذي تظهر له طلبات هذا الموظف
⭐ الحالة (نشط – غير نشط) تحدد إمكانية دخول النظام
الخطوة 3: العقد والراتب
⭐ يدخل الموظف هنا في نظام الرواتب
⭐ يتم حساب:
- راتب أساسي
- خصومات
- بدلات
- ساعات عمل إضافية
- مستحقات نهاية الخدمة
⭐ هذه البيانات تغذّي وحدة التقارير – الذكاء الصناعي – الأداء
الخطوة 4: الأدوار والمستندات
⭐ الدور يحدد الصلاحيات
⭐ المستندات تحفظ في ملف الموظف
⭐ يمكن الرجوع لها بسهولة أثناء المراجعات القانونية
سيناريو كامل يوضح رحلة الموظف داخل النظام
1. HR تضيف موظف جديد
✔ بيانات شخصية
✔ قسم
✔ مدير
✔ راتب
✔ عقد
✔ دور
✔ مستندات
2. النظام ينشئ الحساب
✔ يرسل رابط تفعيل أو HR تُنشّطه يدويًا
3. الموظف يفعّل حسابه
✔ يحدد كلمة سر
✔ يصبح الحساب "نشط"
4. يبدأ الموظف في استخدام النظام
✔ تقديم طلبات
✔ متابعة الحضور
✔ تسلّم الإعلانات
✔ استلام الرواتب
✔ التواصل مع HR
5. المدير المباشر يرى طلباته
✔ يوافق / يرفض
✔ تظهر في التقارير
6. الذكاء الصناعي يحلل بياناته
✔ تأخير
✔ إنتاجية
✔ أداء
✔ ساعات عمل
✔ مخاطر وظيفية
هذا السيناريو يوضح رحلة الموظف الكاملة من الإضافة حتى الاستخدام الفعلي.
مميزات التفعيل ونظام الحسابات في HR System
- ✔ يمنع أي موظف غير موثوق من الدخول: أمان
- ✔ يحفظ سرية الرواتب والملفات: خصوصية
- ✔ يضمن أن كل موظف لديه هوية رقمية داخل الشركة: هوية رقمية
- ✔ يلغي الحساب تلقائيًا عند انتهاء العقد: إدارة تلقائية
- ✔ يُعدّل الصلاحيات لحظيًا حسب الدور: تحديث فوري
مثال شامل: كيفية إضافة قسم جديد – إضافة دور وظيفي وصلاحيات – ربط القسم بالمستخدمين
إضافة قسم (الدعم الفني) وربطه بالمستخدمين والصلاحيات
سنقوم بما يلي:
- إنشاء قسم جديد داخل النظام: إضافة القسم
- إضافة الأدوار الوظيفية الخاصة بالقسم (مثل مشرف – موظف): إضافة الأدوار
- تحديد الصلاحيات لكل دور: تعيين الصلاحيات
- إضافة موظفين وربطهم بالقسم والدور: ربط الموظفين
- تفسير كيف تتفاعل الأقسام مع المستخدمين والصلاحيات: التكامل
سوف نستخدم مثال الدعم الفني لأنه واضح وموجود لديك في الصور.
المرحلة الأولى: إضافة القسم
الخطوات داخل شاشة الأقسام:
الدخول إلى: المستخدمون → الأقسام
الضغط على: إضافة قسم +
تظهر شاشة إضافة قسم جديد
مثال تعبئة حقيقي:
- AR: الدعم الفني
- EN: Technical Support
- الوصف: فريق متخصص في حل المشكلات الفنية ومتابعة الطلبات التقنية
- مدير القسم: REHAN MOHAMED
- الموظفون: حسام – مي – محمد
✔ بعد الحفظ:
القسم يظهر في القائمة وبداخله:
- عدد الموظفين
- اسم مدير القسم
- وصف القسم
- قائمة الموظفين
المرحلة الثانية: إنشاء الدور الوظيفي الخاص بالقسم (Role)
بعد إنشاء القسم، ننتقل إلى:
👉 المستخدمون → الصلاحيات
لتعريف الدور الوظيفي (Role) الخاص بالقسم.
📌 مثال: قسم الدعم الفني يحتاج دورين:
- مشرف دعم فني (Supervisor): إدارة الفريق
- موظف دعم فني (Agent): تنفيذ المهام
1) إنشاء دور "مشرف دعم فني"
داخل صفحة الصلاحيات:
- اضغطي إضافة دور جديد +: إنشاء دور
- أسمي الدور:
- بالعربي: مشرف دعم فني
- بالإنجليزي: Technical Support Supervisor
- اختاري القسم: الدعم الفني
✨ الصلاحيات المقترحة للمشرف:
- ✅ إدارة المهام
- ✅ الموافقة على الطلبات
- ✅ عرض تقارير القسم
- ✅ إدارة موظفي القسم
- ✅ التواصل مع الإدارة
2) إنشاء دور "موظف دعم فني"
اسم الدور:
- بالعربي: موظف دعم فني
- بالإنجليزي: Technical Support Agent
- اختاري نفس القسم.
✨ الصلاحيات المقترحة:
- ✅ عرض المهام الموكلة
- ✅ تحديث حالة المهام
- ✅ تقديم طلبات إجازة
- ✅ متابعة الحضور
🔹 لا يمكنه:
- ✖ التحكم في الموظفين
- ✖ تعديل القسم
- ✖ الاطلاع على الرواتب
المرحلة الثالثة: ربط الموظفين بالقسم والأدوار
بعد تجهيز القسم والدور، نذهب إلى:
👉 المستخدمون والموظفون
مثال لإضافة موظف وربطه بالقسم
👤 الموظف: حسام عبد الله
خلال إضافة الموظّف:
الخطوة 2: الوظيفة والتنظيم
- المسمى الوظيفي: موظف دعم فني
- القسم: الدعم الفني
- المدير: REHAN MOHAMED
- نوع الوظيفة: دوام كامل
- الحالة: نشط
الخطوة 4: الأدوار
- نختار الدور: موظف دعم فني
النتيجة:
حسام → لديه صلاحيات موظف دعم فني → يستطيع رؤية ما يخص عمله فقط داخل القسم.
مثال لإضافة مشرف
👤 الموظف: Mai Ahmed
- المسمى الوظيفي: مشرف دعم فني
- القسم: الدعم الفني
- المدير المباشر: المدير العام
- الدور: مشرف دعم فني
النتيجة:
مي → تستطيع إدارة فريق الدعم الفني بالكامل.
الربط الصحيح بين القسم والدور والموظف يضمن عمل النظام بشكل دقيق وفعال.
المرحلة الرابعة: كيف ترتبط الأقسام والصلاحيات بالمستخدمين داخل النظام؟
الارتباط الأول: القسم
هو الذي يحدد:
- التقارير التي يظهر فيها الموظف: تقارير محددة
- مديره المباشر: المسؤولية
- نوع الاجتماعات: الاجتماعات
- طبيعة الطلبات التي يديرها: إدارة الطلبات
- جهة المتابعة المسؤولة عنه: المتابعة
الارتباط الثاني: الصلاحيات (Role)
هي التي تحدد:
- ماذا يستطيع الموظف أن يفعل؟: الصلاحيات
- أي صفحات يستطيع الوصول إليها؟: الوصول
- هل يستطيع التعديل؟ أم المشاهدة فقط؟: العمليات
الارتباط الثالث: ملف الموظف
يتم عرض:
- القسم: القسم التابع
- المسمى الوظيفي: الوظيفة
- المدير: المسؤول
- الدور الوظيفي: الصلاحيات
- حالة الحساب: الحالة
وهذا يحدد جميع تعاملاته داخل النظام.
مثال شامل نهائي يوضح الربط من البداية للنهاية
🎬 السيناريو الكامل:
1. HR أضافت قسم "الدعم الفني"
- مدير القسم: REHAN
- عدد الموظفين: 8
2. HR أضافت دورين:
- مشرف دعم فني: إدارة
- موظف دعم فني: تنفيذ
3. HR ربطت الصلاحيات المناسبة لكل دور
النظام الآن يعرف:
- من يدير من؟: التسلسل الهرمي
- من له صلاحية الموافقة؟: الصلاحيات
- من يرى ماذا؟: الوصول
- من يحق له الدخول إلى أي صفحة؟: الصفحات
ماذا يحدث داخل النظام بعد الربط؟
✔ التقارير
تظهر تقارير أداء قسم الدعم الفني فقط لمديره أو للمشرف.
✔ الاجتماعات
موظفو الدعم الفني فقط هم المدعوّون.
✔ الطلبات
طلبات الموظف تذهب تلقائيًا للمدير المباشر حسب القسم.
✔ الشات الداخلي
الموظف يستطيع التواصل مع مدير قسمه.
✔ الرؤى الذكية
تحلل أداء هذا القسم وحده.
✔ الرواتب
مرتب كل موظف يظهر في نفس قسمه، ويُحسب ضمن ميزانية هذا القسم.
الربط الصحيح بين الأقسام والأدوار والموظفين يضمن عمل النظام بشكل متكامل وفعال.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
يتكامل نظام المستخدمين مع:
1. نظام الأقسام
ربط الموظفين بالأقسام.
2. نظام الصلاحيات
تعيين الأدوار للموظفين.
3. نظام الحضور والانصراف
تسجيل الحضور للموظفين.
4. نظام الرواتب
حساب الرواتب للموظفين.
5. نظام التقارير
إنشاء تقارير حسب الموظفين.
التكامل مع الأنظمة الأخرى يضمن عمل النظام بشكل متكامل.
أفضل الممارسات
1. إدخال بيانات دقيقة
تأكد من إدخال جميع البيانات بشكل صحيح.
2. ربط صحيح بالقسم والدور
تأكد من الربط الصحيح.
3. تفعيل الحسابات بسرعة
فعّل الحسابات فوراً بعد الإضافة.
4. مراجعة دورية
راجع بيانات الموظفين بانتظام.
5. حفظ المستندات
احفظ جميع المستندات بشكل منظم.
تطبيق أفضل الممارسات يضمن إدارة فعالة للموظفين.
ملخص شامل
صفحة المستخدمون والموظفون هي الركيزة الأساسية لإدارة العنصر البشري داخل الشركة. من خلال هذه الصفحة، يتم إنشاء ملفات الموظفين، ربطهم بالأقسام والأدوار، وإدارة حساباتهم وصلاحياتهم. النظام يتكامل مع جميع الموديولات الأخرى لضمان عمل متكامل وفعال. الربط الصحيح بين الأقسام والأدوار والموظفين يضمن هيكلاً تنظيمياً واضحاً، توزيع صلاحيات دقيق، وسهولة في المتابعة والإدارة.