المهام
إدارة المهام والمخرجات
إدارة وتتبّع المهام والمأموريات داخل المؤسسة.
توفر وحدة إدارة المهام والمخرجات نظامًا شاملًا يسمح للمدير والموظفين بإنشاء المهام، تحديد أولوياتها، تعيينها للموظفين، ومتابعة التقدم في تنفيذها بشكل منظّم ومرئي عبر لوحة "كانبان" (Kanban) أو جدول تفصيلي (List View).
تساعد هذه الوحدة على:
- تنظيم العمل اليومي: من خلال توزيع المهام بشكل واضح ومنظم
- متابعة التقدّم: عبر مؤشرات بصرية واضحة
- معرفة الأعمال المعلّقة: لتحديد الأولويات
- إدارة المخرجات الناتجة عن الاجتماعات أو القرارات الإدارية: لضمان التنفيذ
- تعزيز الإنتاجية والعمل الجماعي: من خلال التنسيق الفعال
استخدم نظام إدارة المهام بانتظام لتنظيم عملك اليومي وتحسين الإنتاجية.
أولًا: عرض المهام (Kanban View)
تعرض الصفحة لوحة مقسّمة إلى أربعة أعمدة رئيسية تمثل حالات المهام:
1. "قيد الانتظار" (Pending)
المهام التي تم إنشاؤها ولكن لم يبدأ تنفيذها بعد. غالبًا ما تكون هذه المهام بانتظار الموافقة أو توجيه المدير.
المهام في حالة "قيد الانتظار" تحتاج إلى مراجعة من المدير أو الموظف المكلف قبل البدء في التنفيذ.
2. "قيد التنفيذ" (In Progress)
المهام التي يعمل عليها الموظف حاليًا. يتغيّر لون مؤشر التقدّم (Progress Bar) حسب مستوى الإنجاز.
راقب المهام "قيد التنفيذ" بانتظام لتحديد أي مهام تحتاج إلى دعم أو موارد إضافية.
3. "مكتملة" (Completed)
تشمل المهام التي انتهى تنفيذها بنسبة 100%. يظهر شريط التقدّم مكتملًا ولونه مميزًا.
المهام المكتملة يمكن مراجعتها لاحقًا للاستفادة من الخبرات المكتسبة أو لربطها بالمخرجات النهائية.
4. "ملغاة" (Cancelled)
أي مهمة تم وقف العمل عليها أو لم تعد ذات أولوية. غالبًا تكون فارغة ما لم يُلغِ المدير أو الموظف مهمة معينة.
تأكد من توثيق سبب إلغاء المهمة لتجنب تكرار الأخطاء أو لفهم أسباب الإلغاء لاحقًا.
ثانيًا: بطاقة المهمة (Task Card)
تحتوي بطاقة المهمة على:
1. نوع المهمة
مثل: مهمة – تدريب – سفر عمل
2. أولوية المهمة
عاجلة – متوسطة – منخفضة
3. عنوان المهمة
مثل: "حضور مؤتمر" أو "اختبار التعديل"
4. وصف موجز
مثل: "رحلة عمل إلى دبي"
5. الموظف المكلّف بالمهمة
يظهر اسمه أو صورته الرمزية.
6. مؤشر التقدّم (Progress Bar)
يوضّح نسبة الإنجاز من 0% حتى 100%.
7. تاريخ الاستحقاق
آخر موعد يجب فيه إنجاز المهمة.
استخدم الألوان المختلفة للأولويات لتسهيل التعرف على المهام العاجلة والتركيز عليها.
ثالثًا: إنشاء مهمة جديدة
عند الضغط على زر "إنشاء مهمة جديدة" (+) يظهر نموذج يحتوي على الحقول التالية:
1. منشئ المهمة (Creator)
يظهر تلقائيًا اسم الشخص الذي يقوم بإنشاء المهمة.
2. النوع (Task Type)
قائمة منسدلة تشمل أنواع المهام:
- مهمة
- تدريب
- سفر عمل
- مَهمّة داخلية
- مهمة ناتجة عن اجتماع
- مخرجات Project Deliverables
- وغيرها…
اختيار نوع المهمة الصحيح يساعد في تصنيفها وتتبعها بشكل أفضل داخل النظام.
3. الأولوية (Priority)
- عاجلة
- متوسطة
- منخفضة
تأكد من تحديد الأولوية بشكل صحيح لتوجيه الموظفين نحو المهام الأكثر أهمية أولاً.
4. تاريخ الاستحقاق (Due Date)
يُحدّد آخر موعد لإنهاء المهمة.
حدد تواريخ استحقاق واقعية لضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد دون ضغط غير ضروري.
5. تعيين الموظفين (Assign Employees)
إمكانية اختيار موظف أو أكثر لتنفيذ المهمة.
يمكن تعيين مهمة واحدة لعدة موظفين للعمل الجماعي، أو تعيين مهام مختلفة لكل موظف حسب التخصص.
6. الحفظ (إنشاء المهمة)
بعد تأكيد البيانات يتم إنشاء المهمة وتظهر مباشرة في لوحة المهام.
تأكد من إضافة جميع التفاصيل المهمة عند إنشاء المهمة لتسهيل التنفيذ وتقليل الحاجة للتوضيحات لاحقًا.
رابعًا: عرض المهام بنمط الجدول (List View)
هذا العرض مناسب للإدارة والمتابعة التفصيلية، ويحتوي على:
الأعمدة الأساسية في جدول المهام:
1. الموظف المعيّن
اسم الموظف المكلف بالمهمة ورقم الموظف.
2. القسم
القسم التابع للمهمة (المبيعات – الإدارة المركزية – التطوير …).
3. منشئ المهمة
الشخص الذي قام بإضافة المهمة.
4. النوع (Classification)
نوع المهمة (مهمة / تدريب / سفر عمل …).
5. عنوان المهمة
اسم المهمة أو ما تم تكليف الموظف به.
6. الحالة (Status)
- معلّقة
- جارية
- مكتملة
- ملغاة
7. الأولوية (Priority)
لون مميز يوضح هل المهمة عاجلة أم لا.
8. التقدم (Progress)
يظهر كنسبة %.
عرض الجدول مفيد للمديرين الذين يحتاجون إلى رؤية شاملة لجميع المهام في مكان واحد.
خامسًا: وظائف إضافية داخل قائمة المهام
1. الفلاتر (Filter)
البحث حسب:
- القسم
- الموظف
- نوع المهمة
- الحالة
- الأولوية
2. إظهار/إخفاء الحقول
لترتيب الجدول كما يناسب المستخدم.
3. تصدير المهام
إلى Excel أو PDF للرجوع إليها أو مشاركتها.
4. البحث الذكي
للوصول السريع لأي مهمة.
استخدم الفلاتر والبحث للعثور بسرعة على المهام المهمة، خاصة عند وجود عدد كبير من المهام.
سادسًا: دورة حياة المهمة (Task Lifecycle)
تنتقل المهمة عبر المراحل التالية:
1. إنشاء المهمة
يتم إنشاء المهمة من قبل المدير أو الموظف.
2. قيد الانتظار
المهمة في انتظار البدء في التنفيذ.
3. قيد التنفيذ
الموظف يبدأ العمل على المهمة.
4. رفع التقدم (Progress Update)
يتم تحديث نسبة الإنجاز بانتظام.
5. إكمال المهمة بنسبة 100%
الموظف ينهي جميع متطلبات المهمة.
6. نقلها إلى قسم "مكتملة"
يتم نقل المهمة تلقائيًا عند الوصول إلى 100%.
7. ربطها بالمخرجات أو الأداء
إذا لزم الأمر، يمكن ربط المهمة المكتملة بالمخرجات النهائية أو تقييم الأداء.
تتبع دورة حياة المهمة يساعد في فهم تقدم العمل وتحديد أي مرحلة تحتاج إلى تحسين.
سابعًا: أمثلة عملية
مثال 1: مهمة عاجلة
النوع: مهمة
الأولوية: عاجلة
العنوان: اختبار التعديل
الحالة: معلّقة
التقدّم: 0%
المهام العاجلة تحتاج إلى متابعة مستمرة وموارد كافية لضمان إنجازها في الوقت المحدد.
مثال 2: تدريب موظف
النوع: تدريب
القسم: الإدارة المركزية
التقدم: 0%
الحالة: معلّقة
مهام التدريب مهمة لتنمية مهارات الموظفين وتحسين الأداء العام للفريق.
مثال 3: رحلة عمل
النوع: سفر عمل
التقدّم: 100%
الحالة: مكتملة
هذا مثال على مهمة مكتملة بنجاح. يمكن استخدامها كمرجع للمهام المستقبلية المشابهة.
ثامنًا: ارتباط وحدة المهام بباقي النظام
تتداخل وحدة المهام مع أجزاء مهمة داخل النظام:
1. الاجتماعات
يمكن إنشاء مهام كمخرجات مباشرة من أي اجتماع.
2. الأداء
يتم قياس إنتاجية الموظف بعدد المهام المكتملة وجودتها.
3. المشاريع
يمكن ربط المهام بمشاريع أو مَهمّات إدارية.
التكامل مع الأنظمة الأخرى يضمن تدفق المعلومات بسلاسة ويسهل متابعة جميع الأنشطة المرتبطة بالمهام.
تاسعًا: مثال إنشاء المهمة (Ready-to-use Example)
مثال شامل لإنشاء مهمة:
عنوان المهمة: إعداد عرض تقديمي لنتائج الربع السنوي
الوصف: إعداد عرض يحتوي على مؤشرات الأداء، تقارير الحضور، إنجازات المشاريع، والمبيعات، متضمّن الرسوم البيانية والتوصيات للاجتماع القادم.
منشئ المهمة: Rehan Mohamed
النوع: مهمة
الأولوية: عاجلة
تاريخ الاستحقاق: 22/12/2025
تعيين الموظفين:
- Mohammad Adel
- Basma Ahmed
الملفات المرفوعة:
- Quarterly-Performance-Report.xlsx
- Attendance-Summary.pdf
- Sales-Chart.png
الروابط الخارجية:
- Google Slides Presentation
- Google Sheets Data
- Canva Design Template
هذا المثال يوضح كيفية إنشاء مهمة شاملة بجميع التفاصيل المطلوبة. يمكن استخدامه كقالب للمهام المشابهة.
ملخص القسم
تتيح إدارة المهام إنشاء المهام، وتعيينها للموظفين، وتتبع حالتها عبر لوحة كانبان أو جدول تفصيلي. يمكن متابعة التقدم، تحديد الأولويات، وتحديث حالة المهمة حتى اكتمالها، مع ربطها بالاجتماعات أو الأداء. النظام يوفر أدوات متقدمة للفلترة والبحث والتصدير، مما يسهل إدارة المهام بكفاءة عالية.